BahnCard

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In Kürze

Basics: BahnCard 25, 50 oder 100, mit denen Eure Mitarbeiter:innen am Wochenende private Fahrten oder für die Reise in den Urlaub nehmen dürfen. Je nach Verwendung kann die private Nutzung sogar steuerfrei sein.

Für wen: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber:innen auf €450-Basis.

Abrechnung & Versteuerung: Abhängig von dem Umfang der Nutzung der BahnCard für Geschäftsreisen und Fahrten zum Arbeitsplatz könnt Ihr die BahnCard steuerfrei, pauschal besteuert mit 25%1 oder pauschal besteuert mit 30%2 überlassen.

Beispielleistungen: BahnCard 25, 50 oder 100, die Eure Mitarbeiter:innen auch privat nutzen dürfen.

Einschränkungen: Dürfen Eure Mitarbeiter:innen die BahnCard auch privat nutzen, dann solltet Ihr vorab eine sog. „Amortisationsprognoserechnung” machen. Was das ist und wie Ihr das ermittelt, das erklären wir Euch unter „Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?”.

Gut zu wissen

Um die BahnCard als steuerfreien Benefit zu gewähren müsst Ihr vor dem Kauf die Wirtschaftlichkeit des BahnCard-Kaufs berechnen (sog. „Amortisationsprognose”). Wären die erwarteten Geschäftsreisekosten genauso teuer wie die Kosten für die BahnCard, dann könnt Ihr diese steuerfrei zur privaten Nutzung überlassen.

Welche Benefits kann man mit der BahnCard gewähren?

Nutzen Eure Mitarbeiter:innen für Geschäftsreisen regelmäßig die Bahn, dann könnte es sich rechnen für die Mitarbeiter:innen eine BahnCard zu kaufen. Hier könnt Ihr dann auch erlauben, dass Eure Mitarbeiter:innen diese für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und für private Reisen kostenfrei nutzen dürfen.

Gut zu wissen

Die private Nutzung kann in einigen Fällen sogar steuerfrei erfolgen. Ob das bei Euren Mitarbeiter:innen möglich ist und wie Ihr das ermitteln könnt, erklären wir Euch unter „Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?”.

Welche konkreten Benefits kann ich über die BahnCard anbieten?

Ihr könnt Euren Mitarbeiter:innen alle Varianten der BahnCard zur privaten Nutzung überlassen: egal ob BahnCard 25, 50 oder 100 für die zweite, oder auch für die erste Klasse.

Ihr könnt daneben wählen, ob die private Nutzung kostenfrei oder gegen eine Eigenbeteiligung Eurer Mitarbeiter:innen erfolgen soll.

Die BahnCard ist nur eine Variante, um Euren Mitarbeiter:innen Benefits für Fahrten und Reisen zu gewähren. Weitere Möglichkeiten, wie Ihr Euren Mitarbeiter:innen Mobilitäts-Benefits gewähren könnt, findet Ihr hier.

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Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

Einige Fahrkarten könnt Ihr Euren Mitarbeiter:innen steuerfrei geben. Darunter fallen Tickets für

  • den öffentlichen Fernverkehr für Geschäftsreisen,
  • Fahrten mit Bus und Bahn zur Arbeit und
  • für den öffentlichen Nahverkehr zur beruflichen und privaten Nutzung.

Tickets für private Fahrten im öffentlichen Fernverkehr könnt Ihr grundsätzlich nicht steuerfrei gewähren; außer Ihr gebt Euren Mitarbeiter:innen eine BahnCard und die Kosten für diese werden bereits durch die Einsparungen für berufliche Fahrten und Fahrten zum Arbeitsplatz gedeckt.

Kauft Ihr Euren Mitarbeiter:innen BahnCards, die sie sowohl für Geschäftsreisen, für den Weg zur Arbeit und privat nutzen können, dann solltet Ihr durch eine Amortisationsrechnung ermitteln, ob und in welcher Höhe ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil überhaupt vorliegt.

Hier einige Beispiele:

1. Euer/Eure Mitarbeiter:in plant im aktuellen Jahr auf Konferenzen zu fahren. Ihr überlegt, ob Ihr eine BahnCard 50 für die 1. Klasse gebt, die auch privat genutzt werden darf. Die BahnCard 50 für die 1. Klasse kostet €600 pro Jahr.

  • Variante a: Der/Die Mitarbeiter:in arbeitet sonst von Zuhause. Nach der Planung fallen Kosten für Bahntickets für die Fahrten zu Konferenzen i.H.v. €1.350 an.

    Durch die BahnCard 50 kosten die Tickets zu den Konferenzen nur €675. Damit entstehen insgesamt Kosten i.H.v. €1.275. Die Kosten der BahnCard werden komplett durch die Einsparungen für Tickets für Geschäftsreisen gedeckt, sog. Vollamortisation. Die private Nutzung kann steuerfrei erfolgen.
  • Variante b: Nach der Planung kosten die Tickets für die Fahrten zu den Konferenzen nur €850. Der/Die Mitarbeiter:in arbeitet sonst von Zuhause.

    Durch die BahnCard 50 zahlt Ihr €425 für die Bahnfahrkarten und spart lediglich €425. Die BahnCard kostet aber €600. Die BahnCard kann damit nicht steuerfrei überlassen werden und die Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten von €600 und der Einsparung von €425, damit sind €175 für die private Nutzung als lohnsteuerpflichtiger Vorteil zu besteuern.
  • Variante c: Die BahnCard wird aber auch für Bahnfahrten ins Büro genutzt (im Durchschnitt zwei Mal pro Woche). Nach der Planung kosten die Tickets für die Fahrten zu den Konferenzen €850. Hierfür ergeben sich Kosten i.H.v. €450 pro Jahr. Die ersparten Aufwendungen sind damit insgesamt ((€850 + €450)/2)= €650.

    Die Rechnung ergibt, dass die insgesamt eingesparten Kosten für Geschäftsreisen und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte höher sind, als die Kosten für die BahnCard. Die BahnCard kann damit zur kostenfrei zur privaten Nutzung überlassen werden. Die Zuschüsse für die Fahrten zur Arbeit sind übrigens in der Lohnsteuerbescheinigung zu zeigen. In unserem Beispiel wären das €600, abzüglich der Kosteneinsparung für die Fahrten zu den Konferenzen von €425, damit sind €175 auszuweisen.

Gut zu wissen

Stellt Ihr die sog. Amortisationsprognose auf und der/die Mitarbeiter:in fährt doch nicht zu allen geplanten Konferenzen, da einige z.B. aufgrund der Corona-Situation abgesagt werden, dann müssen die Werte nicht neuberechnet oder nachbesteuert werden.

Beispiel 2

Euer/Eure Mitarbeiter:in fährt zwei Mal pro Woche von der Wohnung in Mannheim ins Büro in Frankfurt am Main. An den anderen Tagen arbeitet Euer/Eure Mitarbeiter:in aus dem Homeoffice. Jede Fahrt in der zweiten Klasse kostet €30, damit €60 für die Hin- und Rückfahrt. Bei zwei Fahrten pro Woche und 46 Wochen im Jahr entstehen damit Kosten i.H.v. €5.520. Ihr überlegt, ob Ihr eine BahnCard 100 für die 2. Klasse dem/der Mitarbeiter:in geben möchtet, die dann auch privat genutzt werden könnte.

Die Kosten für die einzelnen Fahrkarten, in dem Fall für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, sind höher als die Kosten für die BahnCard 100. Auch in diesem Fall könnt Ihr die BahnCard steuerfrei zur privaten Nutzung überlassen. Die Übernahme der Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, in dem Fall die gesamten Kosten für die BahnCard 100, sind in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.

Gewährt Ihr die BahnCard für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zusätzlich zum Gehalt (Gehaltsextra) und weist die von Euch getragenen Kosten in der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung aus, dann erfolgt dies steuerfrei. Eure Mitarbeiter:innen können in dieser Höhe keine Werbungskosten abziehen.

Falls Ihr Euch entscheidet die Kosten statt Gehalt zu erstatten (Gehaltsumwandlung), dann könnt Ihr in diesen Fällen wählen, die Lohnsteuer pauschal in Höhe von 25% (plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) zu zahlen. Sozialversicherungsbeiträge werden darauf nicht fällig.

Gut zu wissen

Wird die Kostenerstattung von Euch pauschal besteuert, dann können Eure Mitarbeiter:innen die Kosten für die Tickets zur Arbeit in Ihrer persönlichen Steuererklärung absetzen.

Kommt Ihr zu dem Ergebnis, dass Ihr die BahnCard nicht oder nur teilweise steuerfrei an Eure Mitarbeiter:innen geben könnt, habt Ihr zwei Möglichkeiten:

  • Als Arbeitgeber:in übernehmt Ihr die Lohnsteuer i.H.v. 30%, zzgl. dem Solidaritätszuschlag sowie der pauschalen Lohnsteuer, und die Sozialversicherungsbeiträge. Eure Mitarbeiter:innen müssen dann auf die Bonusleistungen keine Steuern zahlen. Die gewährten Leistungen sind in der Lohnbuchhaltung auf dem Lohnkonto des/r einzelnen Mitarbeiters:in im Monat, in dem das Extrabudget gewährt wurde, zu erfassen.
  • Ihr gewährt die Leistungen zusätzlich zum Gehalt und addiert die Leistung in der Lohnbuchhaltung zum Bruttogehalt hinzu. Die Lohnsteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge werden durch das Lohnbuchhaltungsprogramm ermittelt und vom Gehalt Eurer Mitarbeiter:innen einbehalten.

Gut zu wissen

Die pauschale Lohnsteuer ist eine Besteuerungsoption, die Ihr als Alternative zur Besteuerung mit dem persönlichen Steuersatz Eurer Mitarbeiter:innen wählen könnt. Optiert Ihr hierzu, dann ist dies für die Sachzuwendungen für all Eure Mitarbeiter:innen anzuwenden.

Häufige Fragen

Welchen Mitarbeiter:innen kann ich die BahnCard steuerfrei zur privaten Nutzung anbieten?

Die BahnCard könnt Ihr Mitarbeiter:innen überlassen, die weitere Strecken mit der Bahn zur Arbeit fahren oder die regelmäßig die Bahn für Fahrten zum Kunden, zu Konferenzen oder zu beruflich veranlassten Schulungen nutzen. Entscheidend ist, dass die Einsparungen aufgrund der BahnCard für diese Fahrten bereits höher sind als die Kosten für die BahnCard selbst. Dies solltet Ihr möglich vorab durch eine sog. „Amortisationsprognose” ermitteln.

Welche BahnCard kann ich meinen Mitarbeiter:innen steuerfrei anbieten?

Ihr könnt Euren Mitarbeiter:innen die BahnCard anbieten, deren Kosten durch die Einsparungen für Tickets gedeckt werden - also von der BahnCard 25 für die 2. Klasse bis zur BahnCard 100 für die 1. Klasse.

Alternativ könnt Ihr auch wählen, dass Ihr Euren Mitarbeiter:innen eine höherwertige BahnCard gebt und besteuert dann den Vorteil aus der privaten Nutzung mit dem persönlichen Steuersatz Eurer Mitarbeiter:innen.

Welche Dokumentationspflichten bestehen für die BahnCard?

Ihr müsst dokumentieren und auch im Zweifel nachweisen können, dass Ihr die Amortisationsprognose durchgeführt habt und in welcher Höhe die Kosten für die BahnCard durch

Geschäftsreisen, wie Reisen zum Kunden, Fahrten zu Konferenzen und beruflichen Schulungen und
Fahrten von der Wohnung zur Arbeit

eingespart werden. Der Teil der Kosten, der für die Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz abdeckt, ist daneben in der Lohnsteuerbescheinigung Eurer Mitarbeiter:innen auszuweisen. Ebenfalls solltet Ihr dokumentieren, wie hoch die tatsächlichen Kosten, die auf die Nutzung der BahnCard für Geschäftsreisen entfallen sind.

Was ist die Amortisationsprognose und wann ist diese durchzuführen?

Die Amortisationsprognose ist eine Berechnung in der ermittelt wird, in welcher Höhe die Kosten für die BahnCard bereits durch Fahrten zu Kunden, Konferenzen und berufliche Schulungen sowie Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz gedeckt werden. Damit wird auch ermittelt, ob eine private Nutzung durch die Mitarbeiter:innen zu besteuern ist. Die Amortisationsprognose solltet Ihr, bevor Ihr die BahnCard Euren Mitarbeiter:innen für die private Nutzung überlasst, durchführen und dokumentieren.

Was ist zu tun, wenn die Amortisationsprognose ergibt, dass die Kosten der BahnCard nicht vollständig durch Geschäftsfahrten und den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit gedeckt werden?

Wenn Ihr bereits bei der Amortisationsprognose berechnet, dass die BahnCard nicht die günstigste Lösung für Eure Unternehmen ist, dann ist (ein Teil) der Kosten für die BahnCard bei der Übergabe an Eure Mitarbeiter:innen zu besteuern. In welcher Höhe dies besteuern ist, ermittelt sich so:

- Kosten der BahnCard
- abzüglich der sonst für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit angefallenen Fahrkartenkosten.

Wird die BahnCard dann später noch für Geschäftsreisen genutzt, dann würde die Lohnsteuer auf die BahnCard in dieser Höhe im Monat der Verwendung korrigiert werden.

Was passiert, wenn sich nachträglich herausstellt, dass die BahnCard doch nicht die günstigste Lösung war?

Ihr müsst dokumentieren und auch im Zweifel nachweisen können, wie hoch der Wert der Sachzuwendungen war, die Ihr Euren Mitarbeiter:innen jeweils gewährt habt. Die gewährten Sachbezüge müssen auch in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Konkret sollten die Höhe der Leistung und Tag an dem Mitarbeiter:innen den Benefit erhalten haben (sogenannter „Abgabetag") hier erfasst werden.

Wenn Ihr die Amortisationsprognose vor der privaten Nutzung durchführt und sich dann nachträglich aus unerwarteten Gründen, wie z.B. Krankheit, Verschiebung von Dienstreisen und / oder Absage von Reisen, Konferenzen, Schulungen etc., herausstellt, dass die BahnCard doch weniger beruflich genutzt wird, dann wird die private Nutzung nicht nachträglich lohnsteuerpflichtig. Etwas anderes gilt, wenn Euer/Eure Mitarbeiter:in versetzt wird und dann nicht mehr beruflich unterwegs ist. In dem Fall hat dann für die Monate, in denen Euer/Eure Mitarbeiter:in in der neuen Position arbeitet, möglicherweise eine Besteuerung vorgenommen werden.

Für Steuerberater:innen:

Steuerfreie Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: § 3 Nr. 15 EStG

Steuerfreie Erstattung von Reisekosten für öffentliche Verkehrsmittel: § 3 Nr. 16 EStG

Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen mit 25% (ohne Anrechnung auf die Entfernungspauschale): § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 EStG

BMF-Schreiben vom 15.8.2019 zu Arbeitgeberleistungen für Fahrten im öffentlichen Nah- und Fernverkehr

Footnotes:
1: plus Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer, aber sozialversicherungsfrei
2: plus Solidaritätszuschlag, pauschaler Kirchensteuer und sozialversicherungspflichtig

Disclaimer:

Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Der Anbieter kann trotz sorgfältiger Recherche keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Fragestellungen konsultiert bitte unbedingt eine:n Steuerberater:in oder Rechtsanwält:in.

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