Bonusbudget (Sachzuwendungen nach § 37b)

Bonus zum GehaltSachprämien37b

In Kürze

Basics: Budget für Sachleistungen, das Ihr Euren Mitarbeiter:innen monatlich, oder als Bonus für besonders gute Leistungen, gewähren könnt. Manche Unternehmen nutzen das Budget als steuerbegünstigte Alternative für Jahresboni.

Für wen: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Auszubildende. Minijobber:innen auf €450-Basis könnt Ihr diesen Benefit zwar gewähren, allerdings würde der Betrag bei der Ermittlung der €450-Grenze einbezogen werden.

Abrechnung & Versteuerung: Ihr könnt zwischen der pauschalen Lohnbesteuerung von 30% (plus Solidaritätszuschlag und pauschale Kirchensteuer) und der Besteuerung mit dem persönlichen Steuersatz Eurer Mitarbeiter:innen wählen. In beiden Fällen werden Beiträge zur Sozialversicherung fällig.

Beispielleistungen: Tickets für Flüge, Bus und Bahn, Eintrittskarten zu Events, Tech-Equipment, Gutscheine für Auto-Vermietung, Car-Sharing, Hotelaufenthalte, Wellness etc. Weitere Vorschläge finden Ihr weiter unten aufgelistet.

Einschränkungen: Das extra flexible Budget könnt Ihr sehr vielfältig gestalten. Waren, Dienstleistungen und Gutscheine bis zu €10.000 pro Mitarbeiter:in und Jahr können vergeben werden. Allerdings ist darauf zu achten, dass nur sog. Sachleistungen unter das Bonusbudget fallen. Zahlen Euren Mitarbeiter:innen selbst für die Gegenstände, Leistungen oder Gutscheine und erstattet Ihr Ihnen die Kosten für Ihre Ausgaben, dann ist eine Pauschalbesteuerung nicht möglich.

Was ist das Bonusbudget?

Ein monatliches oder jährliches Budget, das Eure Mitarbeiter:innen bekommen, um sich etwas als Geschenk oder Belohnung auszusuchen. Ihr könnt alle möglichen Sachen und Leistungen und Gutscheine hierfür gewähren; entscheidend ist, dass Ihr kein Geld oder geldähnliche Werte an Eure Mitarbeiter:innen gebt, und dass Ihr dies zusätzlich zum vertraglichen Gehalt zahlt.

Welche Einschränkungen gelten?

Der Benefit wird zusätzlich zum Gehalt ausgezahlt. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich und das Budget darf nicht als Ersatz für Überstunden oder Urlaubstage gewährt werden.

Gut zu wissen

Das Bonusbudget könnt Ihr nur zusätzlich zum Gehalt als Incentive für gute Leistungen, als Weihnachtsgeschenk oder großzügigeres Geburtstagsgeschenk gewähren. Überstunden oder Urlaubstage dürft Ihr damit nicht „auszahlen”.

Der jährliche, max. Betrag von €10.000 brutto, also einschließlich Umsatzsteuer, darf nicht überschritten werden.

Der Benefit darf nicht in Bar oder ähnlichen Instrumenten ausgezahlt werden. Die Einschränkungen wurden diesbezüglich strenger; auch nachträgliche Kostenerstattungen und Cash Surrogate (z.B. Prepaid-Karten) sind hiervon betroffen.

Welche konkreten Benefits kann ich über das Bonusbudget anbieten?

Ihr habt viele Möglichkeiten Euren Mitarbeiter:innen diesen Bonus-Benefit anzubieten:

  • Tickets für Flüge, Bahn oder Fernbusse,
  • Eintrittskarten oder Gutscheine für Eintrittskarten zu Events, wie Konzerte, Comedy-Shows, Musicals, Theater, Oper,
  • Gutscheine für Reisen, z.B. Flug- und Hotelgutscheine, und Wellness,
  • Guthaben oder Gutscheine für Autovermietung, -leasing oder Car-Sharing,
  • Tech-Gadgets wie Fernseher, Beamer, iPad, Smartphone, Laptop und Zubehör hierfür,
  • Schulungen oder Gutscheine für die Teilnahme an diesen, Sprachunterricht oder -reisen, Coding-Bootcamps, Entrepreneurship-Kurse, Yoga-Lehrer:in-Ausbildung, Kochkurse etc.,
  • Fahrrad, E-Bike oder E-Scooter.

Bei heyday können Eure Mitarbeiter:innen Ihr Benefits-Programm komplett flexibel gestalten. Arbeitgeber:innen setzen das Budget, Mitarbeiter:innen wählen aus, wie sie es nutzen. Unsere Gutscheine wurden nach den Anforderungen laut dem BMF-Schreiben konzipiert.

Wenn Ihr Euch dazu entscheidet Gutscheine oder Guthabenkarten anzubieten, dann müssen die Einlösebedingungen in eine der folgenden Kategorien fallen:

  • Gutscheine können nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen aus der eigenen Produktpalette des Ausstellers (Arbeitgeber oder Dritter) im In- und Ausland,
  • sie können ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland,
  • lediglich zum Bezug aus einer sehr begrenzten Waren- und Dienstleistungspalette mit mehreren Akzeptanzstellen (Arbeitgeber oder Dritter) im In- und Ausland oder
  • nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen für bestimmte soziale und steuerliche Zwecke bei mehreren Akzeptanzstellen im Inland eingelöst werden.

Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

Bei der Abrechnung und Besteuerung des Bonusbudgets könnt Ihr zwischen zwei Möglichkeiten wählen. Diese Methode ist dann für all Eure Mitarbeiter:innen anzuwenden!

1. Als Arbeitgeber:in übernehmt Ihr die Lohnsteuer in Höhe von 30% und führt Solidaritätszuschlag, pauschale Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge dafür ab.

  • Eure Mitarbeiter:innen müssen dann auf die Bonusleistungen keine Steuern zahlen.
  • Die gewährten Leistungen sind in der Lohnbuchhaltung auf dem Lohnkonto des/r einzelnen Mitarbeiter:in im Monat, in dem das Bonusbudget gewährt wurde, zu erfassen.

2. Ihr gewährt die Leistungen zusätzlich zum Gehalt und addiert die Leistung in der Lohnbuchhaltung zum Bruttogehalt hinzu. Die Lohnsteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge werden durch das Lohnbuchhaltungsprogramm ermittelt und vom Gehalt Eurer Mitarbeiter:innen einbehalten.

Gut zu wissen

Die pauschale Lohnsteuer ist eine Besteuerungsoption, die Ihr als Alternative zur Besteuerung mit dem persönlichen Steuersatz Eurer Mitarbeiter:innen wählen könnt. Optiert Ihr hierzu, dann ist dies für die Sachzuwendungen für all Eure Mitarbeiter:innen anzuwenden.

Häufige Fragen

Wie hoch darf das Bonusbudget maximal pro Mitarbeiter:in sein?

Das gesetzliche Limit liegt bei €10.000 pro Jahr und Mitarbeiter:in. Wie Ihr das auf die einzelnen Monate verteilt, das ist ganz Euch überlassen. Ihr könnt monatlich das flexible Budget z.B. erhöhen oder Ihr gebt Mitarbeiter:innen, die besonders gute Leistungen erbracht haben, am Jahresende zusätzliche Sachleistungen. Maßgeblich für die Bewertung der gewährten Geschenke und Incentives ist der Bruttowert.

Kann das Bonusbudget zusätzlich zum steuerfreien Sachbezug gewährt werden?

Ja! Ihr könnt Euren Mitarbeiter:innen das Bonusbudget neben dem steuerfreien Sachbezug geben. Die Sachbezüge, bis max. €50 pro Monat, bleiben weiterhin steuerfrei. Auch Aufmerksamkeiten zum Geburtstag, zum Firmenjubiläum etc., bis max. €60 pro Anlass, könnt Ihr weiterhin steuerfrei vergeben.

Kann ich auf meinen Freelancer:innen im Ausland diese Benefits anbieten?

Ja, dies ist grundsätzlich möglich. Da dies bei Euren Freelancer:innen ggf. zu Einkommen im Ausland führen könnte, solltet Ihr Euch vorab mit ihnen absprechen, welche Informationen und Nachweise sie benötigen. Da im Ausland ganz andere Regelungen zum Empfang von Benefits gelten können, solltet Ihr bei Unsicherheiten Steuerberatung einholen.

Verfällt ungenutztes Bonusbudget am Ende des Monats?

Grundsätzlich muss ungenutztes Budget nicht am Monatsende verfallen. Dies könnt Ihr selbst bestimmen um entweder eine regelmäßige Nutzung zu ermutigen, oder auch das Ansparen für größere Ausgaben zu ermöglichen.

Was passiert mit ungenutztem Bonusbudget?

Dies könnt Ihr selbst festlegen. Optionen sind:
- Das restliche Bonusbudget verfällt.
- Das restliche Bonusbudget kann über einen bestimmten Zeitraum angespart werden.
- Das restliche Bonusbudget wird mit dem Gehalt, nach Abzug von Steuern und Sozialabgaben, ausgezahlt.

Welche Dokumentationspflicht besteht für das Bonusbudget?

Ihr müsst dokumentieren und auch im Zweifel nachweisen können, wie hoch der Wert der Sachzuwendungen war, die Ihr Euren Mitarbeiter:innen jeweils gewährt habt. Die gewährten Sachbezüge müssen auch in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Konkret sollten die Höhe der Leistung und der Tag, an dem Mitarbeiter:innen den Benefit erhalten haben (sog. „Abgabetag"), hier erfasst werden.

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Für Steuerberater:innen:

Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen für Arbeiternehmer:innen: § 37b Abs. 2 Satz 1 EStG

BMF-Schreiben vom 19.05.2015 zur Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen

Abgrenzung zwischen Geldleistungen und Sachbezug: BMF-Schreiben vom 13.04.2021

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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