Dienstrad

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In Kürze

Basics: Fahrräder, die Ihr kauft, leased oder mietet und Euren Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellt.

Für wen: Grundsätzlich alle Mitarbeiter:innen. Manche Unternehmen entscheiden sich dafür Teilzeitkräfte, Azubis oder befristet Angestellte von dem Angebot auszuschließen.

Abrechnung & Versteuerung: Steuerfrei, wenn Ihr Euren Mitarbeiter:innen das Rad zusätzlich zum Gehalt überlasst (Ihr übernehmt die Leasing- oder Mietrate zusätzlich zum Bruttolohn) oder als steuerbegünstigte Gehaltsumwandlung (der Bruttolohn wird um die Leasingrate reduziert und der geldwerte Vorteil aus der Nutzung des Fahrrades wird begünstigt besteuert).

Beispielleistungen: Hollandrad, Mountainbike, Rennrad, Lastenfahrrad, E-Bike und Pedelec ... frei nach Wahl Eurer Mitarbeiter:innen!

Einschränkungen: Je nach Dienstrad-Anbieter gelten Untergrenzen für den Fahrradpreis, i.d.R. zwischen €500 bis €1.000. E-Bikes und Pedelecs fallen nur unter diese Regelung, wenn die Nenndauerleistung nicht mehr als 0,25kW beträgt und der Motor nur bis 25km/h unterstützt.

Gut zu wissen

Beim Dienstrad stehen Euren Mitarbeiter:innen die verschiedensten Optionen offen: Ob Hollandrad, Mountainbike, Rennrad, Lastenfahrrad, E-Bikes oder Pedelec.

Was ist das Dienstrad?

E-Bikes, Pedelecs und Fahrräder die Ihr leased, kauft oder mietet, um sie Mitarbeiter:innen für die Nutzung zu überlassen. Die Idee hinter der Einführung des Dienstrads ist eine umweltschonende Alternative zu schaffen, um zur Arbeit zu gelangen.

Mitarbeiter:innen können sich dafür ein Fahrrad nach ihren Bedürfnissen aussuchen.

Für Diensträder gibt es steuerliche Begünstigungen, je nach Gestaltung können Mitarbeiter:innen und Arbeitgeber:innen hiervon profitieren. Auch Fahrradversicherungen (z.B. Vollkasko und Diebstahlschutz), Wartungs- und Reparaturkosten können von Euch übernommen werden.

Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

Gut zu wissen

Als Arbeitgeber:in habt Ihr die Wahl: Ihr könnt das Dienstrad zusätzlich zum Gehalt oder in Form einer Gehaltsumwandlung anbieten.

Bei der Abrechnung und Versteuerung habt Ihr daher zwei Optionen:

1.
Gehaltsextra (auch „Sachleistungen zusätzlich zum Gehalt"):

  • Zusätzlich zu dem ohnehin geschuldeten Gehalt kauft Ihr das Fahrrad oder zahlt die monatlichen Leasing-/Mietraten für das Fahrrad.
  • Ihr schließt dann mit Euren Mitarbeiter:innen eine Nutzungsüberlassung ab. Hier ist insbesondere zu regeln, wer welche Kosten übernimmt und, dass das Fahrrad bei Beendigung des Arbeitsvertrages zurückzugeben ist.
  • Für steuerfreie Diensträder gibt es eine Ausnahme von der Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto. Das bedeutet für Euch weniger Aufwand in der Lohnbuchhaltung.
  • Die steuerfreie Überlassung gilt nur für Fahrräder, die ab dem 1. Januar 2019 überlassen wurden. Wurde das Fahrrad bereits davor kostenfrei überlassen, dann ist der geldwerte Vorteil zu besteuern.

2. Gehaltsumwandlung (auch „Entgeltumwandlung"):

  • Der Bruttolohn wird um die Leasing- bzw. Mietrate verringert, d.h. Eure Mitarbeiter:innen erhalten weniger Gehalt, müssen aber dadurch auch weniger Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen, weil die sogenannte Bemessungsgrundlage sinkt.
  • Da den Mitarbeiter:innen das Fahrrad ohne Gegenleistung zur Verfügung gestellt wird, müssen sie den geldwerten Vorteil versteuern, wenn sie das Dienstrad neben dem Arbeitsweg auch privat nutzen (für Details siehe häufige Fragen).
  • Um den Wert dieses Vorteils zu ermitteln wird derzeit pro Monat 0,25% des Bruttopreises des Fahrrades angesetzt. Dieser Betrag ist dann zu versteuern, allerdings ist dies oftmals deutlich geringer als die Leasing- bzw. Mietrate.

Die obengenannten Regelungen gelten nur für Fahrräder, E-Bikes und Pedelecs (mit Nenndauerleistung nicht mehr als 0,25kW und Motorunterstützung bis 25 km/h). Möchtet Ihr Euren Mitarbeiter:innen schnellere E-Bikes oder S-Pedelecs (d.h. mit Motorunterstützung bis 45 km/h) zur Verfügung stellen, dann fallen diese unter die Firmenwagenregelung.

Welche Änderungen muss ich beachten?

Diensträder werden in Deutschland über die Jahre immer stärker von Finanzbehörden gefördert. In 2019 wurde der Prozentsatz des durch die Mitarbeiter:innen zu versteuernden geldwerten Vorteils auf 0,5% pro Monat verringert, seit 2020 beträgt der Prozentsatz nur noch 0,25% des Bruttopreises.

Dies gilt jedoch nur, wenn eine Gehaltsumwandlung vorgenommen wird. Nehmen Eure Mitarbeiter:innen keine Gehaltseinbußen hin und wird das Fahrrad zusätzlich zum Gehalt zur Nutzung überlassen, dann ist es bis zum 31. Dezember 2030 die Fahrradüberlassung sogar vollständig steuerfrei möglich.

Häufige Fragen

Können Mitarbeiter:innen zusätzlich einen Dienstwagen bekommen?

Absolut, z.B. wenn der Dienstwagen für Kundenreisen benötigt wird. Ihr könnt Euren Mitarbeiter:innen übrigens bis zu zwei Diensträder überlassen.

Können Mitarbeiter:innen das Fahrrad auch privat nutzen?

Ja. Nutzen Mitarbeiter:innen das Fahrrad auch privat und das Dienstrad wurde gegen eine Gehaltsumwandlung überlassen, müssen Mitarbeiter:innen jedoch den geldwerten Vorteil versteuern.

Kann ich als Dienstrad nur das E-Bike anbieten?

Nein, als Dienstrad könnt Ihr neben E-Bikes auch normale Fahrräder und E-Pedelecs anbieten.

Gut zu wissen

E-Bikes und Pedelecs (bis zu 0,25kW Nenndauerleistung und 25km/h Geschwindigkeit) können auch als Dienstrad angeboten werden.

Was ist im Miet- oder Leasingvertrag enthalten?

Je nach Miet-/Leasingvertrag ist dies unterschiedlich. Meist ist inbegriffen:

1. Alles was fest am Fahrrad ist, inklusive Zubehör wie Gepäckträger, Satteltaschen, Schutzbleche und Klickpedale. Nicht enthalten sind freie Gegenstände, wie z.B. Fahrradhelm und Fahrradjacke.

2. Vollkasko und Diebstahlschutz.

3. Zusätzlich können Inspektionen, der Ersatz von Verschleißteilen oder ein regelmäßiger Check des Rades enthalten sein.

Worauf sollte ich bei dem Vertrag für das Dienstrad („Überlassungsvertrag") achten?

Hierfür solltet Ihr Euch rechtlichen Rat einholen. Ein paar Themen auf die Ihr achten könnt:

1. Ihr als Arbeitgeber:in seid als Leasing- bzw. Mietnehmer:in eingetragen, nicht die Mitarbeiter:innen.

2. Kopplung des Vertrages an das Arbeitsverhältnis.

3. Regelung der Kaufoption nach Ablauf des Vertrages in Leasingfällen.

Gut zu wissen

Ob Mitarbeiter:innen das geleaste Dienstrad später übernehmen, sollte nicht vorher schriftlich vereinbart werden. Haben die Mitarbeiter:innen am Ende des Leasingvertrages einen Anspruch darauf, das Fahrrad zu einem günstigen Preis zu kaufen, dann können sie als Leasingnehmer:in gelten und damit nicht mehr von den genannten steuerlichen Vorteilen profitieren.

Worauf müssen Mitarbeiter:innen bei der Versteuerung achten?
(Relevant bei privater Nutzung und Überlassung durch Gehaltsumwandlung)

  • 0,25-Prozent-Regel:
  • Bei erstmaliger Überlassung des Fahrrads ab dem 1. Januar 2019 gilt: 0,25 % des Bruttolistenpreises („UVP", abgerundet auf €100) des Fahrrads werden monatlich angerechnet. Die Regelung ist ab dem 1. Januar 2020 anwendbar und gilt nicht rückwirkend für 2019.
  • Gilt für Fahrräder, E-Bikes und Pedelecs mit Motorunterstützung bis 25 km/h. Bei S-Pedelecs (Motorunterstützung bis 45 km/h) gilt die 0,25% Regel für Elektroautos. Hier müssen zusätzlich auch die Anfahrtskilometer zum Arbeitsplatz versteuert werden.
  • Beispiel: Bei einem UVP des Fahrrads i.H.v. €1.000, müssen 0,25% von €1.000 = €2,50 pro Monat versteuert werden.
  • 0,5-Prozent-Regel: Gilt bei erstmaliger Überlassung des Fahrrads vor dem 1. Januar 2019 und nur für das Jahr 2019. Ab dem Jahr 2020 gilt dann die 0,25-Prozent-Regel.
  • Daneben könnt Ihr einen Vorteil aus einem günstigeren Verkauf an Eure Mitarbeiter:innen oder dem Schenken des Fahrrades am Ende der Laufzeit mit 25% pauschaler Lohnsteuer, zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, abrechnen.

Was passiert, wenn Mitarbeiter:innen das Unternehmen vor Ende der Vertragslaufzeit verlassen?

In der Regel wird dies im Überlassungsvertrag geregelt. Hier gibt es mehrere Optionen:

  • Ihr kündigt den Vertrag mit dem Miet- oder Leasinggeber vor Vertragsende und verhandelt mit den Mitarbeiter:innen was passiert.
  • Der Vertrag wird von den neuen Arbeitgebenden übernommen.
  • Andere Mitarbeiter:innen im Unternehmen übernehmen den Vertrag.
  • Ihr setzt den Vertrag fort und nehmt das Rad in Euren Fahrzeugpool auf.

Für Steuerberater:innen:

Steuerfreie Überlassung zur privaten Nutzung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn: § 3 Nr. 37 EStG

Anwendung der 0,5-/0,25-Prozent-Regelung bei Überlassung eines Dienstrades im Wege einer Gehaltsumwandlung: Gleichlautende Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder vom 9. Januar 2020

Pauschalversteuerung des geldwerten Vorteils aus dem Verkauf oder der Schenkung nach Ende des Miet- bzw. Leasingvertrages: §40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 7 EStG

Disclaimer:

Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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