Essenszuschuss

EssensgutscheineEssensmarkenKostenfreies Mittagessen

In Kürze

Basics: Ihr bezahlt Euren Mitarbeiter:innen das tägliche Mittagessen, teilweise oder vollständig.

Für wen: Arbeitnehmer:innen, hierzu zählen auch Werkstudent:innen, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Mini-Jobber:innen. Das gilt übrigens auch für Mitarbeiter:innen im Homeoffice.

Abrechnung & Versteuerung: Bis zu €6,67 steuer- und sozialversicherungsfrei pro Arbeitstag. Je nachdem, wie teuer das Essen ist und wie hoch der Anteil ist, den Eure Mitarbeiter:innen noch selbst zahlen. Dafür benötigt Ihr die Rechnungen Eurer Mitarbeiter:innen.

Beispielleistungen: Essensmarken - digital oder in Papierform - oder vergünstigte Kantinenmahlzeiten.

Einschränkungen: Gilt nur, wenn sie am gewöhnlichen Arbeitsplatz arbeiten und es direkt verzehrt werden kann. Sind Eure Mitarbeiter:innen krank, im Urlaub oder auf Geschäftsreise gilt dies nicht.

Gut zu wissen

Ihr dürft den Essenszuschuss auch an Eure Mitarbeiter:innen zahlen, die im Homeoffice arbeiten.

Was fällt unter den Essenszuschuss?

Ihr habt drei Optionen Euren Mitarbeiter:innen etwas Gutes zu tun:

  • Gutscheine oder Guthabenkarten: Ihr gebt Euren Mitarbeiter:innen Gutscheine oder Guthabenkarten, die sie in bestimmten Restaurants einlösen.
  • Erstattung von Belegen: Eure Mitarbeiter:innen zahlen zunächst das Mittagessen selbst, erfassen dann die Belege digital und übermitteln Euch diese. Am Monatsende ermittelt Ihr, wie viel Ihr ihnen erstattet und zahlt den Betrag dann aufs Bankkonto.
  • Essen im Unternehmen: Ein Team kocht regelmäßig Mahlzeiten für Eure Mitarbeiter:innen, ob geliefert oder vor Ort. Eure Mitarbeiter:innen zahlen dafür nichts oder einen geringeren Betrag als die Kosten pro Mahlzeit.

    Gut zu wissen

    Es gibt viele Wege, auf denen Ihr Euren Mitarbeiter:innen die Mittagspause vergünstigen könnt: Von Gutscheinkarten, über gesponserte Mahlzeiten bei Euch im Unternehmen bis hin zur Kostenerstattung, wenn Eure Mitarbeiter:innen ihre Belege vorlegen.

    Wem kann ich wann den Essenszuschuss geben?

    Der Essenszuschuss kann allen Mitarbeitenden gewährt werden, auch Mini-Jobber:innen, Teilzeitkräften und Auszubildenden. Dabei spielt auch keine Rolle, ob diese im Homeoffice oder im Unternehmen arbeiten. Allerdings kann dies nur für die Tage gewährt werden, an denen sie arbeiten. Sind Eure Mitarbeiter:innen z.B. krank oder in Urlaub, dann dürft Ihr an diesen Tagen nichts zum Mittagessen dazugeben. Ebenfalls kann der Essenszuschuss nicht an Mitarbeiter:innen gezahlt werden, die auf Geschäftsreise sind, also z.B. zu einem Kundentermin fahren oder für Eure Unternehmen auf einer Messe sind.

    Gut zu wissen

    Auf Geschäftsreisen darf kein Essenszuschuss gezahlt werden. Sollten Eure Mitarbeiter:innen mehr als 8 Stunden unterwegs sein, dann dürft Ihr die sog. „Verpflegungsmehraufwendungen” für die Extrakosten übernehmen.

    Tipp:

    Wenn Eure Mitarbeiter:innen im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 3 Tage pro Monat auf Geschäftsreise sind, könnt Ihr Euch Bürokratie sparen! Wählt einfach, dass Ihr jeden Monat für 15 Tage den Essenszuschuss zahlt; unabhängig davon, an wie vielen Tagen sie tatsächlich gearbeitet haben.

      Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

      Abhängig davon, auf welchem Weg Ihr diesen Benefit gewährt, ergeben sich unterschiedliche Anforderungen.

      1. Buchhaltung und Belegprüfung

      Solltet Ihr Kosten für Mahlzeiten ganz oder teilweise übernehmen, müsst Ihr die Belege in Papier oder digital sammeln. Kaufen Eure Mitarbeiter:innen in Cafés, Restaurants oder Supermärkten ein, und Ihr übernehmt (anteilig) die Kosten, dann müsst Ihr die Rechnungen einsammeln und durchsehen. Über Kantinen oder Catering-Unternehmen landen die Rechnungen vermutlich direkt in der Buchhaltung. Bei Essensmarken braucht Ihr keine Belege zur Einlösung.


      2. Lohnbuchhaltung

      Zahlt Ihr Euren Mitarbeiter:innen einen Zuschuss für Mahlzeiten, dann müsst Ihr in der Lohnbuchhaltung auf Ebene der einzelnen Mitarbeiter:innen Folgendes erfassen:

      • an wie vielen Tagen gewährt,
      • Höhe Zuschuss pro Tag,
      • Höhe der Kosten pro Mahlzeit insgesamt und
      • übernommene Kosten der Mitarbeiter:innen pro Tag.

      Essensmarken werden pro Mitarbeiter:in/Monat erfasst.

      Falls Ihr den Benefit für 15 Tage im Monat gewährt oder Eure Mitarbeiter:innen mehr als 3 Tage im Monat auf Geschäftsreise sind müsst Ihr prüfen und dokumentieren, dass der Zuschuss nur gewährt wurde, wenn diese arbeiten und nicht beruflich unterwegs waren.

      3. Besteuerung

      Damit ein Teil steuerfrei und/oder pauschalbesteuert gewährt werden darf, müsst Ihr sicherstellen, dass

      • nur eine Mahlzeit, einschließlich alkoholfreiem Getränk,
      • max. €6,67 pro Mitarbeiter:in gewährt wird und
      • Ihr nicht mehr als den Wert der Mahlzeit selbst zahlt.

      Übrigens: Sind diese Punkte erfüllt, dann fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an.

      Gut zu wissen

      Wenn Ihr den Essenszuschuss smart berechnet und Eure Mitarbeiter:innen immer einen Teil dazugeben, dann ist es möglich, dass dies komplett steuerfrei bleibt.

      1. Beispiel

      Ihr gebt Euren Mitarbeiter:innen, die nicht mehr als 3 Tage pro Monat im Durchschnitt auf Geschäftsreise sind, für 15 Tage im Monat Essensmarken i.H.v. €6,67.

      Der Betrag ist in einen pauschalbesteuerten und steuerfreien Betrag aufzuteilen:

      €3,57 werden mit 25% pauschalbesteuert (plus Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer) und
      €3,10 sind steuerfrei.

      Ihr müsst nicht überprüfen, wie viel das Essen pro Tag insgesamt gekostet hat, wie viel Eure Mitarbeiter:innen gezahlt haben oder an wie vielen Tagen sie tatsächlich gearbeitet haben.

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      2. Beispiel

      Ihr erstattet täglich bis zu €6,67 der Kosten, wenn eine Rechnung für das Essen eingereicht wird. Ein:e Mitarbeiter:in reicht für den 10. März 2022 einen Beleg über €10,50 ein. Ihr erstattet für diesen Tag €6,67.

      Wir teilen erstmal den Betrag auf:
      €3,57 plus €3,10 sind steuerfrei,
      €3,83 trägt Euer/Eure Mitarbeiter:in selbst,
      damit werden €0 pauschalversteuert.

      Da Euer/Eure Mitarbeiter:in selbst einen Teil der Kosten trägt, wird der Betrag von bis zu €3,57, der normalerweise pauschalbesteuert wird, um den Beitrag des/der Mitarbeiters:in gemindert. In diesem Fall ergeben €3,57 minus €3,83 damit €0 zur Pauschalversteuerung.

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      3. Beispiel

      Ihr erstattet täglich bis zu €6,67 der Kosten, wenn eine Rechnung für das Essen eingereicht wird. Ein:e Mitarbeiter:in reicht für den 15. April 2022 einen Beleg über €7,97 ein. Ihr erstattet für diesen Tag €6,67.

      Wir teilen erstmal den Betrag auf:
      Der pauschal zu versteuernde Betrag wird auf €2,27 verringert (3,57 minus 1,30),
      €3,10 sind steuerfrei und
      €1,30 trägt Euer/Eure Mitarbeiter:in selbst.

      Die Pauschalsteuer auf die €2,27 (3,57 minus 1,30) beträgt 25% plus Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer.

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      4. Beispiel

      Ihr lasst Euch dreimal die Woche über ein Catering-Unternehmen das Essen liefern. Eure Mitarbeiter:innen können immer, wenn sie vor Ort sind, mitessen und zahlen nichts dafür. Die Kosten pro Mahlzeit betragen €5,40.

      Wir teilen erstmal den Betrag auf:
      €3,57 werden pauschalbesteuert und
      €1,83 bleiben steuerfrei.

      Da Eure Mitarbeiter:innen keine Kosten tragen ist der sog. „Sachbezugswert” von €3,57 pro Mahlzeit und Mitarbeiter:in mit 25% (plus Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer) pauschal zu versteuern.

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      Haufige Fragen

      Für was genau kann ich den Essenszuschuss gewähren?

      Für eine der drei Hauptmahlzeiten
      , also Frühstück, Mittagessen oder Abendessen. Wann das Essen ausgegeben oder gekauft wird, ist dabei egal. Wichtig ist, dass es sich um eine Mahlzeit handelt, einschließlich alkoholfreiem Getränk. Ihr könnt:

      eine zum verzehrbereite Mahlzeit,
      Fingerfood,
      einen Imbiss,
      belegte Brötchen und Sandwiches und
      Salate aus dem Supermarkt bezahlen.

      Erstattet wird nur eine Mahlzeit pro Tag. Werden mehrere Gerichte gekauft für unterschiedliche Tage, dann kann nur eins gezahlt werden. Der Essenszuschuss kann nicht für Alkohol, andere Genussmittel und Non-Food-Artikel gewährt werden.

      Was passiert, wenn auf der Rechnung vom Supermarkt oder vom Restaurant noch andere Getränke oder Speisen abgerechnet werden?

      Dies ist kein Problem, Ihr dürft die Kosten nur nicht erstatten. Das gilt für: alkoholische Drinks, Zeitungen, Drogerieartikeln, Zigaretten und Nahrungsmittel, die auf Vorrat gekauft werden. Vermerkt auf der Rechnung, welche Kosten Ihr erstattet habt und welche nicht.

      Können eigentlich auch mehrere Belege für eine Mahlzeit eingereicht werden?

      Ja! Kaufen Eure Mitarbeiter:innen sich beim Bäcker ein belegtes Brötchen und im Supermarkt einen Salat dazu, dann könnt Ihr die Kosten hiervon zusammennehmen und bis zu max. €6,67 erstatten. Wichtig ist, dass es sich um eine Mahlzeit handelt.

      Muss ich beim Essenszuschuss tatsächlich jeden einzelnen Beleg kontrollieren?

      Ihr müsst jeden einzelnen Beleg zumindest digital ablegen. Bei vielen Mitarbeiter:innen ist es praktisch nicht möglich jeden einzelnen Beleg zu kontrollieren. Ihr müsst allerdings Stichproben der Belege ziehen und diese prüfen. Dies muss regelmäßig und strukturiert erfolgen und auch so dokumentiert werden.

      Wann kann ich den Essenszuschuss für mehr als 15 Tage pro Monat zahlen?

      Erfasst Ihr die Arbeitstage Eurer Mitarbeiter:innen, für die Ihr das Essen zahlt bzw. wie viele Essensmarken ausgegeben wurden, dann könnt Ihr die genaue Anzahl an Tagen ermitteln und für diese Tage den Zuschuss gewähren. Erkrankt ein:e Mitarbeiter:in oder geht in den Urlaub und Ihr habt am Anfang des Monats die Essensmarken ausgegeben, dann müsst Ihr für diese Tage die Marken zurücknehmen.

      Für Steuerberater:innen:

      Pauschale Lohnsteuer auf Zuschüsse zu Mahlzeiten: § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG

      Infos zu den Anforderungen bei Essensmarken und Kantinen: R 8.1 Abs. 7 LStR

      BMF-Schreiben vom 18.01.2019 zu Zuschüssen zu Mahlzeiten

      Verfügung des Bayerischen Landesamt für Steuern vom 11.02.2019 zur Gestellung von arbeitstäglichen Mahlzeiten

      Disclaimer

      Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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