Fahrtkostenzuschuss

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In Kürze

Basics: Ihr erstattet Euren Mitarbeiter:innen - unabhängig davon, wie sie den Arbeitsplatz erreichen - einen Betrag von €0,30 pro Kilometer bzw. ab dem 21. Kilometer €0,35 pro Kilometer der einfachen Strecke zwischen Wohnung und Arbeit. Der Zuschuss kann nur für die Tage gewährt werden, an denen Eure Mitarbeiter:innen an ihrem Arbeitsplatz sind.

Für wen: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber:innen auf €450-Basis.

Abrechnung & Versteuerung: Der Zuschuss wird mit dem monatlichen Gehalt ausgezahlt und ist ein Gehaltsextra. Auf die gewährten Fahrtkostenzuschüsse ist 15% pauschale Lohnsteuer von dem/der Arbeitgeber:in abzuführen.

Beispielleistungen: Zahlung mit dem Gehalt - frei verfügbar, für was auch immer sich Eure Mitarbeiter:innen wünschen.

Einschränkungen: Den Fahrtkostenzuschuss könnt Ihr nur Mitarbeiter:innen gewähren, die regelmäßig zur Arbeit fahren, und er ist in vielen Fällen auf jährlich €4.500 begrenzt. Der Zuschuss kann nur in der Höhe pauschalbesteuert werden, in der Eure Mitarbeiter:innen Werbungskosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in der Steuererklärung geltend machen können. Eure Mitarbeiter:innen können übrigens diese Kosten in ihrer Steuererklärung dann nicht mehr als Werbungskosten ansetzen.

Was ist der Fahrtkostenzuschuss?

Monatliche oder jährliche Zahlung mit dem Gehalt, die Eure Mitarbeiter:innen als Ausgleich für ihre Kosten für die Wege zum Arbeitsplatz erhalten.

Der Fahrtkostenzuschuss kann nur in Höhe von €0,30 bzw. ab dem 21. Kilometer €0,35 pro Entfernungskilometer pro Tag, an dem Eure Mitarbeiter:innen an ihrem Arbeitsplatz im Unternehmen waren, gezahlt werden. Die Ermittlung dieses Betrages folgt der Ermittlung der abziehbaren Werbungskosten, das bedeutet, dass für die Ermittlung der Kilometer die kürzeste bzw. verkehrsgünstigste Strecke anzusetzen ist. Daneben werden die €0,30 bzw. €0,35 bei längeren Anfahrten für die einfache Strecke pro Tag gewährt.

Alternativ erlaubt der Gesetzgeber bei Vollzeitbeschäftigten, die grundsätzlich täglich zum Arbeitsplatz fahren, dass ohne weitere Nachweise der Zuschuss für 15 Tage pro Monat angesetzt wird.

Grundsätzlich könnt Ihr allen Euren Mitarbeiter:innen, die regelmäßig in Euren Räumlichkeiten arbeiten, den Fahrtkostenzuschuss gewähren -  unabhängig davon, mit welchem Transportmittel sie zur Arbeit kommen, und ob sie in Teilzeit, Vollzeit, als Auszubildende oder Mini-Jobber:innen angestellt sind.

Welche konkreten Benefits kann ich über den Fahrtkostenzuschuss anbieten?

Ihr könnt den Fahrtkostenzuschuss als einzelnes Benefit oder neben anderen Employee Benefits, wie einem flexiblem Mobilitätsbudget, als zusätzliche Leistung zum Gehalt anbieten:

Der Fahrtkostenzuschuss wird mit dem Gehalt ausgezahlt und mit nur 15% Lohnsteuer pauschal besteuert. Die Höhe des pauschalbesteuerten Zuschusses ist reglementiert und für die einzelnen Mitarbeiter:innen abhängig von der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, sowie der Anzahl der Tage, an denen die Mitarbeiter:innen zur Arbeit fahren.

Ihr könnt Euren Mitarbeiter:innen auch einen höheren Betrag für die Fahrten zum Arbeitsplatz erstatten oder ihnen Gutscheine bzw. Guthaben zur Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Sharing-Angeboten (z.B., Car-Sharing, E-Scooter, Fahrräder) oder Fahrdienstvermittlern (z.B. Uber, ShareNow) übergeben. Hier tragen dann Eure Mitarbeiter:innen die individuelle zusätzliche Lohnsteuer.

Gut zu wissen

Der Fahrtkostenzuschuss wird monatlich mit dem Gehalt überwiesen und landet damit direkt auf dem Bankkonto Eurer Mitarbeiter:innen.

Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

Die Abrechnung und Besteuerung der Fahrtkostenzuschüsse fassen wir hier für Euch zusammen:

Fahrtkostenzuschüsse könnt Ihr Euren Mitarbeiter:innen in Höhe der sonst abziehbaren Entfernungspauschale mit dem Gehalt gewähren. Die pauschale Lohnsteuer von 15% (plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) ist von Euch zu übernehmen. Sozialversicherungsbeiträge werden darauf nicht erhoben.

Entscheidet Ihr Euch dafür, Gutscheine oder Guthaben für Mobilitätsdienstleister, wie MILES, WeShare, GetNow, Uber, Felyx, Lime, etc., Euren Mitarbeiter:innen zu geben, dann können diese Sachbezüge bis zu monatlich €50 steuerfrei oder darüber hinaus als Sachbezug pauschal besteuert werden. Mehr zum Thema Sachbezüge findet Ihr in diesem Artikel.

Entscheidet Ihr Euch dafür, dass Ihr Euren Mitarbeiter:innen einen höheren Betrag als €0,30 pro Entfernungskilometer oder auch für Tage, an denen Eure Mitarbeiter:innen z.B. im Homeoffice waren, auszahlt, dann unterliegt die zusätzliche Leistung dem persönlichen Steuersatz Eurer Mitarbeiter:innen.

Häufige Fragen

Wie ermittele ich die Höhe des Fahrtkostenzuschusses, den ich steuerbegünstigt zahlen kann?

Am besten lässt sich das an einem Beispiel darstellen:

Ihr wisst, dass Euer/Eure Mitarbeiter:in an 5 Tagen pro Woche arbeitet. Zum Teil wird die Strecke mit dem Fahrrad, bei Regen mit dem Bus und an manchen Tagen mit dem Auto zurückgelegt. Laut digitalen Kartenanbietern ist die Distanz 12,5 km pro Strecke. Euer/Eure Mitarbeiter:in erklärt nicht, dass eine längere Strecke genutzt wird. Ihr rechnet:

  • Pro Monat:
    Kilometer 1-12: €0,30*12= €3,60
    15*€3,60= €54,00
  • Pro Jahr:
    €54,00*12= €648,00

    In diesem Fall könnt Ihr monatlich €54 als steuerbegünstigten Fahrtkostenzuschuss zahlen.

Was passiert, wenn ich meinen Mitarbeiter:innen zu viel gezahlt habe?

Erstattet Ihr Eurem/Eurer Mitarbeiter:in mehr, dann kann der Betrag, der maximal als Fahrtkostenzuschuss gezahlt werden kann, weiterhin mit 15% pauschaler Lohnsteuer besteuert werden; darüber hinaus ist die Lohnsteuer nach dem persönlichen Steuersatz, plus Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge, zu zahlen.

Nehmen wir an, dass im vorherigen Beispiel €108,00 gezahlt wurden, dann würden

  • €54,00 EUR mit 15% Lohnsteuer plus Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer, sowie
  • €54,00 mit der Lohnsteuer nach der persönlichen Lohnsteuerklasse plus Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge besteuert werden.

Darf ich tatsächlich nicht mehr als €4.500 pro Jahr gewähren?

Nicht unbedingt. Setzt Ihr die pauschale Erstattung von €0,30 für die ersten 20 Kilometer und €0,35 ab dem 21. Kilometer an für die Tage, an denen Eure Mitarbeiter:in ins Büro kommt, und es ergibt sich eine höherer Betrag, dann kann in zwei Fällen mehr erstattet werden:

Fall 1:
Eure Mitarbeiter:innen fahren täglich mit ihrem eigenen Pkw zur Arbeit. Wir erklären es in einem Beispiel:

Euer/Eure Mitarbeiter:in fährt täglich 85km mit dem Auto zur Arbeit. Ihr setzt vereinfacht an, dass die Person 15 Tage im Monat zum Arbeitsplatz fährt.
Ihr könnt damit den folgenden Betrag gewähren:

  • Pro Monat:
    Kilometer 1-20: €0,30*20= €6,00
    Kilometer 21-85: €0,35*65= €22,75
    15*(€6,00+€22,75)= €431,25
  • Pro Jahr:
    €431,25*12= €5.175,00

    In diesem Fall könnt Ihr monatlich €431,25 pauschal besteuert zahlen, auch wenn damit insgesamt mehr als €4.500 gewährt werden.

Fall 2:
Eure Mitarbeiter:innen weisen nach, dass sie Kosten für öffentliche Verkehrsmittel haben, die höher sind. Bspw. kauft Euer/Eure Mitarbeiter:in täglich Fahrkarten im Wert von €36 und weist nach, dass dafür insgesamt €7.848 in einem Kalenderjahr angefallen sind. In diesem Fall können auch die €7.848 pauschalbesteuert erstattet werden.

Gut zu wissen

Tickets für den öffentlichen Nah- und Fernverkehr können auch steuerfrei erstattet werden. Mehr Informationen findet Ihr in diesem Artikel dazu.

Der Betrag von €4.500 pro Jahr ist übrigens auch die maximale Höhe an Kosten für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, die grundsätzlich als Werbungskosten in der Steuererklärung angesetzt werden können.

    Welche Dokumentationspflichten muss ich bei dem Fahrtkostenzuschuss erfüllen?

    Mit Euren Aufzeichnungen müsst Ihr einmal die Berechnung der Höhe und zum anderen die Auszahlung an die einzelnen Mitarbeiter:innen nachweisen:

    • Um den Fahrtkostenzuschuss zu ermitteln, solltet Ihr dokumentieren:

      a. Wie weit ist die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz für Eure Mitarbeiter:innen? Nutzen sie die kürzeste oder eine verkehrsgünstigere, deutlich schnellere Strecke?

      b. Wie häufig fahren Eure Mitarbeiter:innen zur Arbeit?

      c. Mit welchem Transportmittel fahren Eure Mitarbeiter:innen zur Arbeit? Nutzen sie ggf. unterschiedliche Verkehrsmittel?

      d. Wenn Eure Mitarbeiter:innen öffentliche Verkehrsmittel nutzen, wie hoch sind die jährlichen Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz?
    • Auf dem Lohnkonto der einzelnen Mitarbeiter:innen ist dann noch zu dokumentieren, welche Beträge als Fahrtkostenzuschuss pro Monat gezahlt werden.

    Was muss ich neben der Lohnsteuer zahlen?

    Neben der Lohnsteuer von pauschal 15% ist noch der Solidaritätszuschlag sowie die pauschale Kirchensteuer abzuführen. Sozialversicherungsbeiträge werden für den Fahrtkostenzuschuss nicht fällig.

    Kann ich den Fahrtkostenzuschuss auch gewähren, wenn meine Mitarbeiter:innen nur im Homeoffice arbeiten?

    Nein. Arbeiten Eure Mitarbeiter:innen täglich im Homeoffice, dann kann der Fahrtkostenzuschuss nicht gezahlt werden. Wenn Eure Mitarbeiter:innen nur an 2 Tagen pro Woche im Büro sind, dann kann der Fahrtkostenzuschuss auch nur für die beiden Tage pro Woche gewährt werden, also für ca. 8-10 Tage pro Monat.

    Gut zu wissen

    Wenn Eure Mitarbeiter:innen nur an 2 Tagen pro Woche im Büro sind, dann kann der Fahrtkostenzuschuss auch nur für die beiden Tage pro Woche gewährt werden.

    Für Steuerberater:innen:

    Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15% für Fahrtkostenzuschüsse: § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 Buchstabe b EStG

    Richtlinie zu dem Wahlrecht zur Pauschalbesteuerung von Fahrtkostenzuschüssen: R 40.2 Abs. 6 LStR

    BMF-Schreiben vom 31. Oktober 2013 zur Entfernungspauschale und Pauschalbesteuerung

    Disclaimer

    Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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