Freelance-Benefits

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In Kürze

Basics: Beschäftigt Ihr Freelancer:innen und möchtet Ihnen die Benefits geben, die Ihr auch Euren Mitarbeiter:innen gewährt, dann sind einige Besonderheiten zu beachten: Freelancer gelten als „Geschäftspartner:innen“ und es gelten andere Regeln.

Für wen: Freiberufliche Mitarbeiter:innen, Geschäftspartner:innen und Kunden, deren Mitarbeiter:innen (einschließlich Angehörige), alle anderen Nichtarbeitnehmer:innen, wie z.B. Vertreter:innen oder potentielle Kunden.

Abrechnung & Versteuerung: Je nach Gestaltung unterschiedlich; Ihr könnt die Vorteile steuerfrei oder pauschalbesteuert gewähren.

Beispielleistungen: Blumen, Schokolade, ein Buch oder eine Flasche Wein zum Geburtstag oder Weihnachten, Geschäftsessen im Restaurant, Verpflegung während einer Besprechung, Stift, Notizbuch oder Kalender mit Firmenlogoetc.

Einschränkungen: Abhängig davon, was Ihr gewährt, finden unterschiedliche steuerliche Regelungen Anwendung und Ihr habt damit unterschiedliche Budgets zur Verfügung.

Gut zu wissen

Eure Freelancer:innen gelten als Geschäftspartner:innen. Das bedeutet, Ihr könnt steuerfrei eigentlich nur Benefits im Wert von €35 pro Jahr geben. Wenn Ihr teurere Geschenke macht und nicht die Lohnsteuer übernehmt, dann müssen sie die Geschenke als Einnahmen angeben und versteuern.

Was sind Freelance-Benefits?

Freelance-Benefits sind Sachleistungen für Eure Geschäftspartner:innen, wie Geschenke, Einladungen zum Essen oder Gutscheine für Waren und Dienstleistungen. Das bedeutet: Geld und geldähnliche Zahlungsmittel sind nicht inbegriffen.

Ihr wendet Euren Geschäftspartner:innen etwas zu und erhaltet dafür keine Gegenleistung. Grundsätzlich würde die Zuwendung zu Einnahmen bei dem/der Freelancer:in führen, jedoch gibt es hierzu Ausnahmen (Geschenke bis €35 und Einladungen zu Geschäftsessen).

Gut zu wissen

Ihr könnt Euch auch dafür entscheiden die Einkommensteuer pauschal auf die Benefits für Eure Freelancer:innen zu übernehmen. Diese beträgt 30% plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Welche konkreten Benefits kann ich für unsere Freelancer:innen anbieten?

Ihr habt viele verschiedene Möglichkeiten Euren Freelancer:innen etwas Gutes zu tun:

Geschenke bis €35 netto pro Jahr, d.h. ohne Umsatzsteuer, könnt Ihr pro Freelancer:in geben. Geschenke sind Produkte, Dienstleistungen oder auch Gutscheine hierfür. Wichtig ist, dass alle Geschenke pro Jahr zusammen nicht mehr als €35 netto kosten.

Beispiel

Habt Ihr für die Geschenke insgesamt z.B. €42,84 bezahlt, bei 19% Umsatzsteuer wäre das ein Nettowert von €36. Dann ist der volle Betrag von Euren Freelancer:innen als Einnahmen zu versteuern und nicht nur der Differenzbetrag i.H.v. €1.

Gut zu wissen

Falls Euer/Eure Arbeitgeber:in nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, dann dürfen die Geschenke übrigens nicht mehr als €35 brutto pro Jahr und Freelancer:in kosten. Das könnte z.B. der Fall sein, wenn Ihr medizinische oder unterrichtende Leistungen erbringt.

Geschäftsessen sind Restaurantbesuche mit Euren Geschäftspartner:innen, z.B. Euren Freelancer:innen, um etwas zu besprechen oder um die Zusammenarbeit zu fördern. An den Geschäftsessen können auch Eure Mitarbeiter:innen teilnehmen, insbesondere alle, die regelmäßig mit den Freelancer:innen zusammenarbeiten. Neben Essen und Getränke (auch alkoholische) fallen darunter das Trinkgeld und die Kosten für die Garderobe.

Daneben könnt Ihr Eure Freelancer:innen zu der betrieblichen Weihnachtsfeier und zu Teambuildingevents einladen oder Ihnen auch teurere Geschenke machen. Dies müssten Eure Freelancer:innen dann selbst als Einkommen versteuern oder Ihr übernehmt die pauschale Einkommensteuer i.H.v. 30% für sie.

Macht Ihr Euren Freelancer:innen Geschenke, die sie nur beruflich nutzen können, z.B. Ihr schenkt einer/m Softwareentwickler:in ein Buch zum Lernen einer neuen Coding-Sprache, dann fällt keine Einkommensteuer hierauf bei dem/der empfangenden Freelancer:in an. Ebenfalls könnt Ihr Euren Freelancer:innen Arbeitsmittel, wie z.B. Laptop, Bildschirme, Drucker, usw. zur Nutzung während Eurer Geschäftsbeziehung steuerfrei überlassen.

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Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

Je nachdem, welche konkreten Benefits Ihr Euren Freelancer:innen zur Verfügung stellt, sind die Anforderungen an die Abrechnung und die Versteuerung unterschiedlich.

Wir fassen hier das Wesentliche zusammen:

Geschenke bis €35 netto pro Jahr könnt Ihr ohne Besteuerung machen. Wichtig ist hier, dass Ihr in der Buchhaltung im Buchungstext den Empfänger des Geschenks angebt. Wenn mehrere Geschenke in einer Rechnung abgerechnet werden, solltet Ihr in einer separaten Tabelle auflisten, wer welches Geschenk erhalten hat und wie hoch der Wert war. Die Euch entstandenen Kosten sind als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Bei Geschäftsessen solltet Ihr den Bewirtungsbeleg ausfüllen und unterschreiben. Hierauf sind das Datum, der Ort und der Anlass, die Teilnehmer:innen und ggf. deren Unternehmensname, die entstandenen Kosten und das Trinkgeld anzugeben. Die Aufwendungen sind nur i.H.v. 70% als Betriebsausgaben abziehbar. Das bedeutet, dass 30% der Kosten bei Eurem Unternehmen in der Steuerermittlung nicht als Aufwand angesetzt werden können. Eure Freelancer:innen müssen aber keine Einnahmen erfassen.

Macht Ihr regelmäßig teurere Geschenke oder ladet Eure Freelancer:innen zu Events ein, dann könnt Ihr auch wählen, dass Ihr die pauschale Einkommensteuer von 30%, zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, für all Eure Freelancer:innen übernehmt. Ihr solltet dies Ihnen jedoch unbedingt mitteilen. Die Liste, was wem und zu welchem Wert zugewendet wurde, ist auch in diesem Fall zu führen.

Häufige Fragen

Welche Besonderheiten gelten bei Benefits für Freelancer:innen?

Bei Benefits an Freelancer:innen sind ein paar mehr Anforderungen zu beachten: Steuerfrei könnt Ihr nur Geschenke bis €35 netto pro Jahr und Person geben und zum Geschäftsessen einladen. Die Voraussetzung ist aber, dass Ihr genau dokumentiert, wer was und wann erhalten hat. Überschreitet Ihr die Grenzen oder könnt Ihr nicht die erforderlichen Nachweise vorlegen, dann können die gewährten Vorteile beim Empfänger zu steuerpflichtigen Betriebseinnahmen und bei Euch zu nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben führen. Möchtet Ihr vermeiden, dass Eure Freelancer:innen die Steuer zahlen müssen, dann habt Ihr bei Sachzuwendungen die Option für Eure Freelancer:innen die pauschale Einkommensteuer (30% plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer; bei Geschäftspartner:innen sind keine Sozialversicherungsabgaben zu zahlen) zu übernehmen.

Wie ermittele ich den Wert des Geschenks?

Alles, was Ihr zum Kauf oder zur Herstellung des Geschenks zahlt, ist aufzuaddieren. Dazu gehören auch der Aufdruck des Firmennamens. Verpackungs- und Versandkosten sind nicht dazuzurechnen. Die Umsatzsteuer zählt ebenfalls grundsätzlich nicht dazu, außer Euer Unternehmen ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Kann ich auf meinen Freelancer:innen im Ausland diese Benefits anbieten?

Ja, dies ist grundsätzlich möglich. Da dies bei Euren Freelancer:innen ggf. zu Einkommen im Ausland führen könnte, solltet Ihr Euch vorab mit ihnen absprechen, welche Informationen und Nachweise sie benötigen. Da im Ausland ganz andere Regelungen zum Empfang von Benefits gelten können, solltet Ihr bei Unsicherheiten Steuerberatung einholen.

Welche Aufzeichnungspflichten muss ich bei den Benefits für Freelancer:innen erfüllen?

Ihr solltet unbedingt dokumentieren, wem Ihr welche Benefits, wann und in welchem Wert gewährt habt. Bei Geschäftsessen sollte auch der Anlass dokumentiert werden. Da Freelancer:innen nicht in der Lohnbuchhaltung geführt werden, solltet Ihr die Infos in separaten Listen für die Finanzbuchhaltung erfassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Ihr genau wisst, was Ihr Euren Freelancer:innen zugewendet habt.

Gut zu wissen

Welcher/m Freelancer:in Ihr was, zu welchem Wert und wann gewährt solltet Ihr am besten in Listen festhalten. In der Buchhaltung kommt oft nur die Rechnung an, sodass es nachträglich schwer ist nachzuvollziehen, für wen die Geschenke waren. Bei Geschäftsessen füllt unbedingt den Bewirtungsbeleg aufmerksam und vollständig aus.

Wenn ich zum Geschäftsessen einlade, gibt es hier einen Maximalbetrag, den ich pro Person ausgeben darf?

Es gibt keinen festen Höchstbetrag, den Ihr pro Person ausgeben dürft. Die Höhe der Kosten sollte angemessen und dem Anlass entsprechend sein. Das bedeutet: Seid Ihr ein junges Unternehmen und finanziell ist es eher eng, dann werden tendenziell geringere Bewirtungskosten als angemessen angesehen, als wenn Ihr ein etabliertes hoch rentables Unternehmen seid. Wichtig ist, dass die Aufwendungen vor allem für Speisen und Getränke gezahlt wurden. Gibt es ein umfangreiches Unterhaltungsprogramm, worauf ein Teil der Rechnung entfällt (z.B. bei einem Varieté), dann ist nur der Teil, der für die Speisen, Getränke, Garderobe und das Trinkgeld darauf anfällt, als Bewirtungsaufwand ansetzbar.

Für Steuerberater:innen:

Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben für Geschenke und Bewirtungsaufwendungen: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 und Nr. 2 EStG

Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen: § 37b Abs. 1 EStG

Informationen zu Geschenken: R 4.10 Absätze 2-4 EStR

Informationen zu Bewirtungsaufwendungen: R 4.10 Absätze 5-9 EStR

BMF-Schreiben vom 19.05.2015 zur Pauschalierung der Einkommenssteuer bei Sachzuwendungen

BMF-Schreiben vom 30.06.2021 zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Der Anbieter kann trotz sorgfältiger Recherche keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Fragestellungen konsultiert bitte unbedingt eine:n Steuerberater:in oder Rechtsanwält:in.

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