Gehaltsumwandlung

(Netto-)LohnoptimierungBAV

In Kürze

Basics: Benefits, z.B. in Form von Sachleistungen, die Ihr Euren Mitarbeiter:innen statt Gehalt gebt. Das bedeutet, Ihr verringert das Bruttogehalt Eurer Mitarbeiter:innen. Die Vorteile werden zum Teil steuerfrei oder pauschal lohnbesteuert.

Für wen: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber:innen auf €450-Basis.

Abrechnung & Versteuerung: Ihr vereinbart mit Euren Mitarbeiter:innen die Gewährung des Sachbezuges. Abhängig davon, was und in welcher Höhe Ihr die Sachbezüge gewährt, sind diese steuer- und sozialversicherungsfrei.

Beispielleistungen: Anwendungsfälle sind die betriebliche Altersvorsorge, der Firmenwagen, das Dienstfahrrad, die Überlassung von Elektrogeräten und Rabatte für Produkte und Leistungen Eures Unternehmens.

Einschränkungen: In manchen Fällen, z.B. beim Dienstfahrrad, führt die Gehaltsumwandlung dazu, dass die Fahrradüberlassung lohnsteuerpflichtig ist.

Was ist eine Gehaltsumwandlung?

Bei einer Gehaltsumwandlung, auch Entgelt- oder Lohnumwandlung genannt, zahlt Ihr Euren Mitarbeiter:innen weniger Geld als Lohn oder Gehalt aus und gebt ihnen stattdessen einen anderen Vorteil, also kein Geld.

Beispiele:

  • Beiträge zu Versicherungen, wie betriebliche Altersversorgung oder eine Unfallversicherung, die für Eure Mitarbeiter:innen persönlich abgeschlossen werden.
  • Ein Auto, Fahrrad oder technische Geräte, die Eure Mitarbeiter:innen auch privat nutzen dürfen.

Im Arbeitsvertrag zwischen Euch und Euren Mitarbeiter:innen steht das Entgelt. In einem zusätzlichen Vertrag, der dann eine „Anlage zum Arbeitsvertrag” wird, vereinbart Ihr

dass das Gehalt Eures/Eurer Mitarbeiters:in um einen bestimmten Betrag verringert wird und

dass sie dafür eine andere Leistung erhalten.

Gut zu wissen

In größeren Unternehmen wird dies häufig auch über eine sog. „Betriebsvereinbarung” abgestimmt, statt in einzelnen Vereinbarungen mit den Mitarbeiter:innen.

Eine Entgeltumwandlung nehmt Ihr auch vor, wenn Ihr mit Euren Mitarbeiter:innen eine Gehaltserhöhung vereinbart habt und Ihr nachträglich entscheidet, dass Ihr z.B. doch einen Firmenwagen gebt und das Gehalt nicht erhöht.

Häufig wird auch von „Entgeltoptimierung” oder „Netto-Lohn-Optimierung” gesprochen. Die Idee dahinter ist, dass bei manchen Vorteilen, die Ihr statt dem Gehalt gebt, keine oder eine geringere Steuer anfällt, oder der Wert der Sachleistung höher ist, als das was versteuert werden muss. Das ist häufig z.B. bei einem Firmenwagen oder einem Fahrrad der Fall.

Gut zu wissen

Eine Gehaltsumwandlung kann auch vorliegen, wenn Ihr Euren Mitarbeiter:innen eine Gehaltserhöhung zugesagt habt und Ihr Euch stattdessen mit Ihnen auf z.B. einen Firmenwagen oder einen Laptop zur Privatnutzung einigt.

Welche konkreten Benefits kann ich als Gehaltsumwandlung anbieten?

Nur bestimmte Vorteile für Eure Mitarbeiter:innen könnt Ihr steuerfrei oder begünstigt besteuert gewähren, wenn Ihr sie statt Lohn bzw. Gehalt gebt. Darunter fallen z.B.:

  • Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung,
  • Computer, Laptops, Tablets, Smartphones und Zubehör hierfür zur privaten Nutzung,
  • Anteile am Unternehmensvermögen des/der Arbeitgebers:in,
  • Dienstwagen und Dienstfahrrad zur privaten Nutzung,
  • Tickets für den öffentlichen Nahverkehr und beim Fernverkehr für den Weg zur Arbeit,
  • sog. „Erholungsbeihilfen”, d.h. Leistungen u.a. für einen Erholungsurlaub für Eure Mitarbeiter:innen und deren Familien,
  • sog. „Belegschaftsrabatte”, d.h. Rabatte für eigene Produkte und Services des/der Arbeitgebers:in und
  • Zuschüsse zum Mittagessen, wie (digitale) Essensmarken.

Gut zu wissen

Häufige Anwendungsfälle der Entgeltumwandlung sind die betriebliche Altersvorsorge und der Dienstwagen. Der Dienstwagen wird häufig mit einer Beförderung gewährt.

Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung bei Gehaltsumwandlungen?

Wenn Ihr Euren Mitarbeiter:innen Benefits statt Gehalt geben möchtet, dann sind ein paar Besonderheiten zu beachten.

Im ersten Schritt vereinbart Ihr mit ihnen, dass das monatliche Bruttogehalt Eurer Mitarbeiter:innen um einen bestimmten Betrag reduziert wird und sie im Gegenzug eine Sachzuwendung bekommen, z.B. die Einzahlung von einem bestimmten Betrag in eine Direktversicherung zur betrieblichen Altersversorgung.

Der Teil, der dann als Sachleistung gewährt wird, wird in der Lohnbuchhaltung nicht als Bruttogehalt, sondern als Sachbezug ausgewiesen. Diese Sachbezüge können

  • steuerfrei sein,
  • pauschalbesteuert werden oder
  • der Wert des Sachbezugs wird begünstigt berechnet.

Ein Beispiel für die steuerfreien Sachbezüge bei Gehaltsumwandlungen sind die Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge. Wenn Ihr diese abrechnet, dann berücksichtigen die meisten Lohnbuchhaltungsprogramme automatisch, dass in 2022 auf Beiträge zur Altersversorgung bis zu €6.768 keine Lohnsteuer anfällt.

Das bedeutet, dass Eure Mitarbeiter:innen weniger Steuern und Sozialabgaben zahlen, wenn sie Gehalt in Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung umwandeln. Somit ist ihr Nettogehalt nach der Gehaltsumwandlung höher als das Nettogehalt minus ihr Beitrag zur betrieblichen Altersversorgung. Wir erläutern dies nochmal näher in unserem Artikel zur betrieblichen Altersversorgung.

Wenn Ihr Tickets für den öffentlichen Nahverkehr statt Gehalt an Eure Mitarbeiter:innen gebt, dann ist dieser Sachbezug pauschal zu besteuern. Die Lohnsteuer beträgt dann 25%, zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer. Sozialversicherungsbeiträge werden darauf nicht fällig. Auch hier werden die meisten Eurer Mitarbeiter:innen ein höheres Nettogehalt erhalten, da der persönliche Steuersatz häufig über 25% liegt und keine Sozialversicherungsabgaben anfallen.

Ein Beispiel für eine begünstigte Berechnung des Werts des Sachbezugs ist das Dienstrad, wenn Ihr es mit einer Gehaltsumwandlung verbindet. Hier wird der Bruttolohn um die Leasing- bzw. Mietrate verringert. Der Wert der Fahrradnutzung wird pro Monat i.H.v. 0,25% des Bruttopreises des Fahrrades angesetzt. Dieser Betrag wird dann besteuert und Sozialversicherungsbeiträge erhoben. Dies ist aber meist deutlich geringer als die Leasing- bzw. Mietrate. Ihr findet eine Beispielrechnung in unserem Artikel zum Dienstrad.

Gut zu wissen

Wenn Ihr Euch dazu entscheidet Euren Mitarbeiter:innen Sachleistungen statt Gehalt zu geben, dann ist dies - auch wenn es besteuert wird - in vielen Fällen steuerlich günstiger für sie als das höhere Bruttogehalt.

Häufige Fragen

Wann handelt es sich um eine Gehaltsumwandlung und wann wird ein Benefit zusätzlich zum Gehalt gegeben?

Ein Benefit wird dann zusätzlich zum Lohn oder Gehalt Eurer Mitarbeiter:innen gegeben, wenn diese 4 Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der Vorteil wird nicht auf den Anspruch auf Lohn oder Gehalt angerechnet,
  • Lohn oder Gehalt werden nicht aufgrund der Leistung verringert,
  • der Vorteil wird nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung gegeben und
  • falls der Vorteil nicht mehr gewährt wird, dann erhöhen sich Lohn bzw. Gehalt nicht.

Das bedeutet, dass Ihr den Vorteil unabhängig von der Höhe des Bruttogehaltes gewähren müsst, damit es als „zusätzlich zum Gehalt gewährt” gilt. Wenn Ihr Benefits zusätzlich zum Gehalt gebt, dann habt Ihr mehr steuerfreie Optionen.

Bei welchen Benefits ist es überhaupt attraktiv diese als Gehaltsumwandlung anzubieten?

Am attraktivsten ist es für Eure Mitarbeiter:innen wenn sie für die Benefits, die Ihr ihnen statt Gehalt gebt, keine Steuer- und keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen. Dies ist z.B. bei den Beiträgen zur betrieblichen Altersvorsorge der Fall.

Wenn die Beiträge pauschalbesteuert werden, dann solltet Ihr prüfen, ob die persönliche Steuer tatsächlich höher ist als die pauschale Steuer. Bis auf Mini-Jobber:innen, Auszubildenden und Midi-Jobber:innen wird das meist der Fall sein.

Eher vermeiden solltet Ihr Benefits, bei denen der persönliche Steuersatz auf den Vorteil angewendet wird. Hier gibt es eine Ausnahme: Dienstwagen und Fahrräder. Da hier der Wert der Vorteile nach Pauschalen berechnet wird, sind sie für Eure Mitarbeiter:innen häufig trotzdem attraktiv.

Gab es hier in der letzten Zeit gesetzliche Änderungen?

Ja, ab dem 01. Januar 2020 liegt eine Gehaltsumwandlung immer vor, wenn der Lohn oder das Gehalt verringert oder nicht erhöht wird, da eine anderer Vorteil gewährt wird. Ob Ihr die Vorteile zusätzlich gewährt oder ob eine Entgeltumwandlung vorliegt, solltet Ihr mit Euren Steuerberater:innen besprechen, bevor Ihr Euch entscheidet Benefits für Eure Mitarbeiter:innen anzubieten.

Was müssen wir sonst noch beachten?

Wenn Ihr Euch für eine Gehaltsumwandlung entscheidet, dann solltet Ihr dies mit Euren Mitarbeiter:innen in einem Vertrag über eine Gehaltsumwandlung, am besten auf Papier, festhalten. Ihr könnt nicht einfach so das Bruttogehalt verringern, da Ihr laut dem Arbeitsvertrag verpflichtet seid das Bruttogehalt zu zahlen.

Gut zu wissen

Wenn Ihr Benefits über Gehaltsumwandlungen anbietet, ist es wichtig, dass Ihr dies in einem Vertrag mit Euren Mitarbeiter:innen festhaltet.

Für Steuerberater:innen:

Definition „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn”: § 8 Abs. 4 EStG

Steuerfreie Gehaltsumwandlung u.a. für  Beiträge zu einer Direktversicherung zur kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung: § 3 Nr. 63 EStG

Pauschalierung der Lohnsteuer für verschiedene Leistungen, u.a. Essenszuschüsse, Erholungsbeihilfen, Tickets für den öffentlichen Verkehr: § 40 Abs. 2 EStG

BMF-Schreiben vom 05.01.2022 zur Gewährung von Zusatzleistungen bis 2019

BMF-Schreiben vom 12.08.2021 zur steuerlichen Förderung der betrieblichen Altersversorgung

Gleichlautende Erlasse zur Überlassung von (Elektro-) Fahrrädern vom 09.01.2020

BMF-Schreiben vom 04.04.2018 zur Überlassung eines betrieblichen Kfz an Arbeitnehmer

BMF-Schreiben vom 05.11.2021 zur Nutzung von Elektro- und Hybridfahrzeugen

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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