Homeoffice-Benefits

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In Kürze

Basics: Vorteile, die Ihr Euren Mitarbeiter:innen für ihre Arbeit im Homeoffice, also ihrem Arbeitsplatz Zuhause, zur Verfügung stellt.

Für wen: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber:innen auf €450-Basis; bei manchen Vorteilen ist die Voraussetzung, dass Eure Mitarbeiter:innen regelmäßig von Zuhause aus arbeiten.

Abrechnung & Versteuerung: Je nach Gestaltung unterschiedlich; teilweise könnt Ihr die Vorteile steuerfrei oder pauschalbesteuert gewähren.

Beispielleistungen: Einrichtung eines Arbeitsplatzes in der Wohnung Eurer Mitarbeiter:innen mit Möbeln, Bildschirm, Dockingstation und Laptop, Zahlung eines Zuschusses für die Internetkosten, Überlassung eines Smartphones etc.

Einschränkungen: Die Homeoffice-Vorteile könnt Ihr teilweise nur gewähren, wenn Eure Mitarbeiter:innen diese nur für ihre Arbeit nutzen. Andere, wie z.B. den Internetzuschuss, könnt Ihr unabhängig von dem Arbeitsort Eurer Mitarbeiter:innen gewähren; hier könnt Ihr aber maximal bis zu €50 pro Monat und damit bis zu €600 im Jahr zahlen.

Was sind Homeoffice-Benefits?

Vorteile für das Homeoffice können alle Leistungen sein, die Euren Mitarbeiter:innen die Arbeit von Zuhause ermöglichen und angenehmer machen. Ihr könnt Euren Mitarbeiter:innen z.B. ein monatliches oder jährliches Budget zuteilen, mit dem sie die Wahl haben sich die Leistungen auszusuchen, die am sie am besten gebrauchen können.

Teilweise ist eine Nutzung für den Job verpflichtend, z.B. bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes. Andere Benefits können auch für private Zwecke genutzt werden, wie z.B. das Smartphone oder der Laptop.

Gut zu wissen

Erstattet Ihr die Internetkosten, dann ist dies auch steuerbegünstigt möglich, wenn Eure Mitarbeiter:innen das Internet nur privat nutzen.

Für viele Homeoffice-Benefits gilt, dass es am einfachsten ist, sie als Sachleistung zu gewähren, z.B. Überlassung von Mobiliar oder technisches Equipment. Der Internetkostenzuschuss ist hier die Ausnahme; Ihr könnt die Internetkosten mit dem Gehalt erstatten.

Welche konkreten Benefits kann ich für das Homeoffice anbieten?

Ihr habt verschiedene Möglichkeiten Euren Mitarbeiter:innen Benefits für die Arbeit von Zuhause anzubieten:

Überlassung von Büromöbeln, wie (Steh-) Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Schränke und Regale zum Verstauen von Arbeitsmitteln und Ordnern oder Schreibtischlampen. Ihr kauft, mietet oder leased diese Möbel und schließt dann mit Euren Mitarbeiter:innen einen Vertrag zur Überlassung der Möbel ab. Hier regelt Ihr, welche Möbel Ihr überlasst, wie die Möbel genutzt werden dürfen, wer bei Schäden an den Möbeln haftet, ob Eure Mitarbeiter:innen eventuell Teile der Kosten übernehmen und dass das Mobiliar zurückgegeben werden muss, wenn das Arbeitsverhältnis endet.

Nutzung von technischen Geräten, wie Bildschirm(e), Laptop, Desktop-Computer, Tablet, Smartphone, Docking-Station, Drucker, Scanner, Beamer, Tastatur, Computermaus, Kopfhörer, ... Die Liste ist lang. Daneben könnt Ihr auch die darauf installierten Softwareprogramme und Leistungen zur Einrichtung der Geräte zahlen. Wichtig ist, dass Ihr die Geräte erwerbt, mietet oder leased und dann die Details zur Nutzung mit Euren Mitarbeiter:innen in einem Vertrag vereinbart. Hier sollte auch geregelt werden, ob und in welchem Umfang die Geräte privat genutzt werden dürfen und wer bei Schäden haftet.

Erstattung der Kosten für die Einrichtung und die laufende Nutzung eines Internetanschlusses, als auch für die Anschaffung und Ersatz von technischen Geräten, wie Router oder Modem.

Bei heyday können sich Eure Mitarbeiter:innen über das flexible Budget auch noch Gutscheine für Leistungen auswählen, die die Arbeit aus dem Homeoffice angenehmer machen. Ihr findet hier mehr Informationen zum Sachbezug.

Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

Je nachdem, welche konkreten Vorteile Ihr Euren Mitarbeiter:innen anbietet und zusätzlich zum Gehalt gewährt, sind die Anforderungen an die Abrechnung unterschiedlich. Auch ist die Besteuerung unterschiedlich - Möbel und technische Geräte können steuerfrei überlassen werden, während für den Internetkostenzuschuss pauschale Lohnsteuer anfällt.

Wir fassen das Wesentliche hier zusammen:

Möbel zum Arbeiten könnt Ihr Euren Mitarbeiter:innen (lohn-)steuerfrei zum Arbeiten überlassen. Es ist jedoch wichtig, dass dies „betrieblich veranlasst" ist. Deswegen solltet Ihr Euren Mitarbeiter:innen nur Möbel geben, die üblicherweise auch in einem Büro stehen würden, und vereinbaren, dass sie diese Möbel nur für die Arbeit verwenden dürfen. Es ist auch zu empfehlen, dass Ihr auflistet, welche Mitarbeiter:innen welche Möbelstücke für den Arbeitsplatz daheim erhalten haben.

Auch technische Geräte, wie Laptop, Smartphones und Zubehör könnt Ihr steuerfrei überlassen. Hier könnt Ihr auch eine private Nutzung erlauben, ohne dass dies zu Lohnsteuer führt. Eine kostenfreie private Nutzung dieser Geräte führt steuerlich ausdrücklich „nicht zu Einnahmen". Für Euer Inventarverzeichnis solltet Ihr auch hier Listen führen, welche Mitarbeiter:innen welche technische Ausstattung erhalten haben.

Gut zu wissen

Möchtet Ihr Euren Mitarbeiter:innen später die Geräte zu einem günstigen Preis verkaufen oder sogar schenken, dann könnt Ihr für den Benefit die Lohnsteuer übernehmen und zahlt dann 25%, zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Sozialversicherungsabgaben werden hierauf nicht erhoben.

Den Internetkostenzuschuss könnt Ihr Euren Mitarbeiter:innen in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Einrichtung und die laufende Nutzung zahlen. Bis zu €50 könnt ihr regelmäßig erstatten. Darüber hinaus könnt Ihr auch höhere Beträge gewähren, wenn Eure Mitarbeiter:innen zusätzliche Kosten, z.B. für die Einrichtung des Anschlusses, haben und diese nachweisen. Auf die gezahlten Beträge fällt Lohnsteuer in Höhe von 25% an, zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, aber keine Sozialversicherungsbeiträge. Mehr dazu findet Ihr hier.

Häufige Fragen

In welcher Höhe kann ich Benefits für das Homeoffice maximal anbieten?

Es gibt kein gesetzliches Limit der Höhe nach, was und wie viel Ihr Euren Mitarbeiter:innen für die Einrichtung und Ausstattung des Arbeitsplatzes Zuhause gewähren könnt. Entscheidend bei Mobiliar und technischer Ausstattung ist, dass Eure Mitarbeiter:innen dies beruflich nutzen und die Geräte für Ihre Arbeit benötigen.

Gut zu wissen

Es gibt keinen festen Betrag, den Ihr Euren Mitarbeiter:innen zur Einrichtung und Ausstattung des Homeoffices maximal gewähren könnt. Ihr könnt sie damit so ausstatten, dass sie alles zum Arbeiten haben, was sie benötigen.

Hinsichtlich des Internetkostenzuschusses sieht es etwas anders aus: Ihr könnt grundsätzlich die Kosten bis zu der Höhe erstatten, in der Eure Mitarbeiter:innen diese getragen haben. Hinsichtlich der laufenden Kosten gibt es trotzdem eine Einschränkung. Die Zahlung für die laufenden Beträge sollte die €50 pro Monat bzw. €600 pro Jahr jedoch nicht übersteigen.

Kann ich meine Mitarbeiter:innen verpflichten, sich an den Kosten für den Arbeitsplatz zu beteiligen?

Bei den Kosten für einen Laptop, wenn dieser zur Arbeit genutzt wird, ist das eher unüblich. Möchten Eure Mitarbeiter:innen das neuste Smartphone haben oder statten Sie sich in größerem Umfang mit Büromöbeln aus, dann könnt Ihr gesondert vereinbaren, dass sie einen Betrag zuzahlen.

Welche Aufzeichnungspflichten muss ich bei den Benefits für den Arbeitsplatz Zuhause erfüllen?

Für die Ausstattung mit Mobiliar, Laptop, Bildschirm, Drucker etc. solltet Ihr eine Nutzungsüberlassungsvereinbarung schließen und Listen führen, wer welche Gegenstände erhalten hat und auch vermerken, dass diese im Homeoffice stehen. Für den Internetkostenzuschuss ist wichtig, dass Ihr Euch Nachweise für die Internetaufwendungen, die Eure Mitarbeiter:innen getragen haben, geben lasst und diese in der Lohnbuchhaltung ablegt. Auf dem Lohnkonto der einzelnen Mitarbeiter:innen ist daneben zu dokumentieren, welche Beträge als Internetkostenzuschuss jeden Monat gezahlt werden. Mehr Informationen zu den Aufzeichnungspflichten für den Internetzuschuss findet Ihr hier.

Kann ich die Benefits für das Homeoffice auch gewähren, wenn meine Mitarbeiter:innen nur teilweise von Zuhause aus arbeiten?

Ja! Es ist nicht notwendig, dass Eure Mitarbeiter:innen nur von Zuhause arbeiten und, dass Laptop oder Handy überwiegend für den Job genutzt werden. Wichtig ist jedoch, dass sie regelmäßig im Homeoffice arbeiten, sodass die Ausstattung für den Job genutzt wird. Der Internetzugang muss überhaupt nicht beruflich genutzt werden und kann auch Mitarbeiter:innen gewährt werden, die nie von Zuhause aus arbeiten.

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12.7.2022 um 10 Uhr - Online

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Für Steuerberater:innen:

Steuerfreie private Nutzung von Datenverabeitungsgeräten und Mobiltelefonen: § 3 Nr. 45 EStG

Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25% für Internetkostenzuschüsse: § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 EStG

Informationen zur Überlassung von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten: R 3.45 LStR

Informationen zur Pauschalbesteuerung zu Datenverarbeitungsgeräten und Internet: R 40.2 Abs. 5 LStR

Informationen zum pauschalen Auslagenersatz: R 3.50 Abs. 2 Sätze 1 bis 2 und 5 bis 7 LStR

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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