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In Kürze

Basics: Budget, das Ihr in die Schulung Eurer Mitarbeiter:innen investiert. Eine Fortbildung im „überwiegenden betrieblichen Interesse" ist steuer- und sozialversicherungsfrei.

Für wen: Alle Arbeitnehmer:innen, bedeutet Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Mini-Jobber:innen, Auszubildende.

Abrechnung & Versteuerung: Wurde die Fortbildung in „überwiegenden betrieblichen Interesse" durchgeführt, ist die Bezahlung der Schulung nicht steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ansonsten sind die Vorteile aus der Fortbildung steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Voraussetzungen: Es ist erforderlich, dass durch die Bildungsmaßnahme Eure Mitarbeiter:innen ihre aktuellen oder künftigen Aufgaben noch besser wahrnehmen können. Bei Kostenerstattungen gibt es eine Dokumentationspflicht: Ihr müsst Euren Mitarbeiter:innen die Übernahme der Aufwendungen vor Vertragsabschluss schriftlich zusagen und die Mitarbeiter:innen müssen die Rechnungen im Original einreichen.

Beispielleistungen: Schulungen im Unternehmen, Schulungen von Drittanbietern wie Sprach- oder Computerkurse, E-Learning Angebote z.B. auf Udemy, Coursera, Udacity, etc.

Einschränkungen: Ihr solltet für alle Mitarbeiter:innen prüfen, ob das Fortbildungsangebot für ihre Rolle und Funktion erforderliches Wissen vertieft und für Euer Unternehmen wertvolle Fähigkeiten schult. Damit sind die möglichen Bildungsmaßnahmen abhängig von den Fähigkeiten, Rollen und Funktionen Eurer Mitarbeiter:innen.

Was sind Weiterbildungen in „überwiegend betrieblichem Interesse"?

Entscheidend ist, dass die Weiterbildungen Eurer Mitarbeiter:innen im „überwiegend betrieblichen Interesse” ist. Das bedeutet:

  • Fähigkeiten und Wissen, die Eure Mitarbeiter:innen darin bestärken ihre aktuellen oder künftigen Aufgaben besser wahrzunehmen, werden vermittelt;
  • Die Einsatzfähigkeit im Unternehmen wird durch die Schulung erhöht;
  • Wenn Ihr die Vorteile und Nachteile für Unternehmen und Mitarbeiter:in gegenüberstellt, dann liegen die Vorteile mehrheitlich auf der Unternehmensseite.

Gegen ein „überwiegend betriebliches Interesse" spricht, wenn Ihr als Arbeitgeber:in hohe Kosten übernehmt oder nur ein selektierter Personenkreis die Schulung besuchen darf. Eine Indikation für „betriebliches Interesse" wäre, wenn Ihr Eure Mitarbeiter:innen eher zur Teilnahme überzeugend müsst, als dass sie diese freiwillig wahrnehmen möchten.

Ob Ihr die Schulung selbst organisiert, Ihr die Fortbildung durch einen Dritten im Unternehmen oder in anderen Räumen durchführt, oder ob Eure Mitarbeiter:innen sich Kurse auswählen, die durch Dritte organisiert werden, das ist alles nebensächlich. Auch ist es grundsätzlich egal, ob die Bildungsmaßnahme während oder nach der Arbeitszeit stattfindet, und ob die Kosten unmittelbar von Euch getragen werden oder Ihr Euren Mitarbeiter:innen die Kosten erstattet.

Gut zu wissen

Sind für Eure Mitarbeiter:innen z.B. deutsche oder englische Sprachkenntnisse essentiell, dann könnt Ihr die Kosten für Sprachunterricht durch einen privaten Lehrer im Unternehmen oder bei an einem Spracheninstitut vor Ort übernehmen.

Welche konkreten Benefits kann ich im Rahmen der Weiterbildung steuerfrei gewähren?

Für alle Aus- und Weiterbildungen, welche die Einsatzfähigkeit Eurer Mitarbeiter:innen steigern, könnt Ihr die Kosten steuerfrei übernehmen. Darunter könnten insbesondere fallen:

  • Berufsbegleitende Ausbildungen;
  • Berufsbegleitendes Studium;
  • Computerkurse;
  • Coding-Bootcamps;
  • Sprachunterricht (z.B. Privatunterricht, Babbel);
  • E-Learning-Angebote (z.B. Udacity, Udemy, Coursera, AWS-Certification, Agile Trainer, etc);
  • Soft-Skills-Training (z.B. Rhetorik-Seminare, Verkaufstrainings, Führungs-Coaching).

Neben den direkten Aufwendungen für die Weiterbildung könnt Ihr auch folgende Kosten übernehmen, die mit der Teilnahme an der Bildungsmaßnahme Euren Mitarbeiter:innen entstehen:

  • Reisekosten (Fahrt-, Übernachtungskosten und Abwesenheitspauschalen);
  • Prüfungsgebühren;
  • Kosten für Schreib- und Lernmaterialien, sowie Bücher;
  • andere benötigte Arbeitsmittel;
  • Freistellung von der Arbeit.

Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

Die Abrechnung kann mittlerweile auf zwei Wegen steuerfrei erfolgen:

  • Als Arbeitgeber:in übernehmt Ihr die Kosten unmittelbar und schließt Verträge mit dem Anbieter ab, bzw. führt die Schulung selbst durch.
  • Ihr vereinbart mit Euren Mitarbeiter:innen, dass die Kosten für eine bestimmte Bildungsmaßnahme übernommen werden (schriftliche Vereinbarung) und diese schließen einen Vertrag mit dem Anbieter ab. Zum vereinbarten Zeitpunkt reichen die Mitarbeiter:innen die Rechnungen im Original bei Euch ein und die Kosten werden erstattet.

Überwiegt das betriebliche Interesse, auch wenn Ihr Euren Mitarbeiter:innen die Kosten erstattet, dann führt die Schulung bei Euren Mitarbeiter:innen nicht zu Arbeitslohn und unterliegt damit nicht der Lohnsteuer. Daneben sind die Kosten aus Unternehmenssicht als Betriebsausgaben abziehbar.

Gut zu wissen

Ihr könnt die Kosten für die Fortbildung direkt übernehmen oder die Kosten Euren Mitarbeiter:innen erstatten. Wenn Ihr die Kosten erstattet, dann müsst Ihr dies Euren Mitarbeiter:innen vor der Schulung schriftlich zusagen.

Möchtet Ihr Euren Mitarbeiter:innen z.B. einen Sprachurlaub auf einem Segelschiff zwischen den griechischen Inseln gönnen, gibt es die Möglichkeit, dies mit 30% pauschaler Lohnsteuer abzurechnen. Dies setzt voraus, dass der Arbeitgeber die Kosten trägt und damit eine sogenannte Sachleistung vorliegt.

Häufige Fragen

Was ist „betriebliches Interesse”?

Mit der Fortbildung wollt Ihr erreichen, dass die Einsatzfähigkeit Eurer Mitarbeiter:innen in ihren Funktionen erhöht wird. Mehr Infos findet Ihr weiter oben („Was sind Weiterbildungen in überwiegend betrieblichem Interesse?”)

    Wie weise ich nach, dass ein betriebliches Interesse besteht?

    Was Ihr später nachweisen müsst, hängt davon ab, wie genau die Betriebsprüfung darauf schaut. Grundsätzlich ist es empfehlenswert mit Rollenprofilen/-anforderungen bei Euren Mitarbeiter:innen zu arbeiten und dann nur solche Schulungen anzubieten, die eindeutig das Leistungspotenzial in der aktuellen oder, z.B. bei geplanten Beförderungen, künftigen Position verbessern.

    Daneben spielen folgende Punkte eine Rolle:

    • Schulungen während oder Anrechnung der Stunden auf die vertragliche Arbeitszeit sprechen für ein „überwiegend betriebliches Interesse".
    • Höhe des geldwerten Vorteils, je höher die anteilige Kostenübernahme des/der Arbeitgeber:in an den gesamten Aufwendungen, umso eher könnte der Belohnungscharakter überwiegen.
    • Der Personenkreis, dem die Weiterbildungsmaßnahme angeboten wird, sollte nach objektiven Kriterien definiert werden.
    • Freiwillige Entgegennahme der Leistung: Wenn es einiges an Überredungskunst bedarf um Eure Mitarbeiter:innen zur Teilnahme zu motivieren, dann spricht es eher dafür, dass die Schulung im betrieblichen Interesse ist.

    Was ist, wenn Mitarbeiter:innen an der Fortbildung aus privatem Interesse teilnehmen?

    Private Weiterbildungen können vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet werden. Einige Kurse können aber staatlich gefördert werden und es gibt zum Teil kursanbieterspezifische Finanzierungsprogramme.

      Ist Sprachunterricht in betrieblichem Interesse?

      Es kommt darauf an. Sprachkurse können im „überwiegend betrieblichem Interesse" sein, wenn die Sprachkenntnisse für die Tätigkeit Eurer Mitarbeiter:innen notwendig sind. Ein guter Anhaltspunkt, welche Fähigkeiten für die Positionen notwendig sind, können Stellenprofile und Rollenbeschreibungen sein. Wenn spezifische Sprachfähigkeiten für die Rolle essenziell oder förderlich sind, dann liegt das „überwiegend betriebliche Interesse" häufig vor.

      Eine Alternative ist an Sprachunterricht im Rahmen eines Bildungsurlaubes teilzunehmen. Hier sollte vorher überprüft werden, ob das Angebot des Anbieters anerkannt werden kann. In Bundesländern wie NRW gibt es feste Regelungen: dort dürfen Sprachreisen nur im Umkreis von bis zu 500 km der Landesgrenze NRW stattfinden.

        Gibt es einen Maximalbetrag, den ich steuerfrei in die Fortbildung meiner Mitarbeiter:innen investieren kann?

        Nein, es gibt keinen Maximalbetrag. Trotzdem sollte man im Hinterkopf behalten, dass bei höheren Aufwendungen das „überwiegend betriebliche Interesse" schwerer zu belegen ist.

          Für Steuerberater:innen:

          Steuerfreiheit der Weiterbildungsleistungen § 3 Nr. 19 Satz 1 Buchstabe b EStG

          Hinweise zu Rechnungsstellung, Kostenübernahme und betrieblichem Interesse R 19.7 Lohnsteuerrichtlinien

          Hinweise zu Teilnahmenachweisen H 12.2 Einkommensteuerhinweise

          Disclaimer

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