Benefits für den öffentlichen Nahverkehr

JobticketÖffentlicher NahverkehrMobilität

In Kürze

Basics: Tickets für Bus und Bahn oder Erstattung der Kosten für Tickets, die Ihr Euren Mitarbeiter:innen für ihre Fahrten zum Arbeitsplatz, oder auch für private Fahrten im Nahverkehr, gewährt.

Für wen: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber:innen auf €450-Basis.

Abrechnung & Versteuerung: Abrechnung als Jobticket oder Erstattung über die monatliche Gehaltsabrechnung; beides ist auch steuerfrei möglich.

Beispielleistungen: Tickets für den öffentlichen Stadt- und Regionalverkehr, wie Einzelfahrkarten, Tagestickets, Monatstickets, Jobtickets und Zuschüsse zu Fahrkarten (anteilig oder vollständig).

Einschränkungen: Dieser Benefit muss zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt werden, damit er steuerfrei geleistet werden kann. Alternativ könnt Ihr die Tickets und Kostenerstattungen auch anstelle von Gehalt gewähren. Dieser Vorteil wird dann mit 25% pauschaler Lohnsteuer abgerechnet.

Was fällt unter Benefits für den öffentlichen Nahverkehr?

Kostenlose oder günstigere Überlassung von Fahrkarten zur Nutzung des Angebots eines Verkehrsunternehmens für kürzere Strecken. In diesem Fall besorgt der/die Arbeitgeber:in die Tickets für Eure Mitarbeiter:innen. Viele Verkehrsunternehmen bieten auch sogenannte Jobtickets an, die auch unter diese Regelung fallen.

Anteilige oder vollständige Erstattung der Kosten für sämtliche Fahrtkarten, die Eure Mitarbeiter:innen für den öffentlichen Personennahverkehr genutzt haben.

Die gewährten Tickets oder die Fahrkarten, für die Ihr Euren Mitarbeiter:innen die Kosten erstattet habt, können für Fahrten von der Wohnung zur Arbeit, aber auch privat genutzt werden.

Gut zu wissen

Es können auch Tickets gewährt werden, die dazu berechtigen, andere Personen mitzunehmen, oder die übertragbar sind.

Nicht unter den öffentlichen Personennahverkehr fallen übrigens folgende Fahrten und Verkehrsmittel:

Welche konkreten Benefits kann ich für den öffentlichen Nahverkehr anbieten?

Ihr habt verschiedene Möglichkeiten Euren Mitarbeiter:innen Benefits für Fahrten mit Bus und Bahn anzubieten:

Ihr kauft Fahrkarten für den öffentlichen Stadt- und Regionalverkehr (z.B. Wochen- oder Monatstickets, Einzeltickets und Abos für Bus und Bahn im Regional- und Stadtverkehr) und gebt diese an Eure Mitarbeiter:innen kostenlos oder zu einem günstigeren Preis weiter.

Ihr bietet Euren Mitarbeiter:innen ein Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr in den Städten und Regionen an, in denen Eure Mitarbeiter:innen Zuhause sind. Für die einzelnen Mitarbeiter:innen bestellt Ihr dann sogenannte Jobtickets. Ihr könnt wählen, ob die Mitarbeiter:innen die Jobtickets kostenfrei oder vergünstigt erhalten. Die Verkehrsanbieter bieten die Jobtickets häufig günstiger als Monatstickets und / oder mit zusätzlichen Vorteilen, wie bspw. kostenlose Fahrradmitnahme, an.

Eure Mitarbeiter:innen kaufen sich Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr und reichen diese am Monatsende ein. Ihr erstattet die Kosten in der vereinbarten Höhe, maximal bis zur Höhe der Nachweise. Die Tickets können sowohl für die Fahrten zur Arbeit, als auch privat genutzt worden sein.

Gut zu wissen

Ihr könnt diesen Benefit auch Mitarbeiter:innen, die ausschließlich im Homeoffice arbeiten, gewähren. Die Öffi-Tickets müssen nicht beruflich genutzt werden.

Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

Tickets für Bus und Bahn im öffentlichen Nahverkehr, z.B. Monatskarte, Wochentage, Einzeltickets oder Jobtickets, könnt Ihr Euren Mitarbeiter:innen sowohl für die Fahrten zum Büro, als auch für private Fahrten bezahlen.

Die Abrechnung der Tickets für den öffentlichen Nahverkehr kann auf zwei Wegen erfolgen:

Gewährt Ihr dies zusätzlich zum Gehalt (Gehaltsextra) und weist die von Euch getragenen Kosten in der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung aus, dann erfolgt dies steuerfrei. Eure Mitarbeiter:innen können in dieser Höhe keine Werbungskosten abziehen.

Falls Ihr Euch entscheidet die Kosten statt Gehalt zu erstatten (Gehaltsumwandlung), dann könnt Ihr in diesen Fällen wählen, die Lohnsteuer pauschal in Höhe von 25% (plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) zu zahlen. Sozialversicherungsbeiträge werden darauf nicht fällig.

Gut zu wissen

Wird die Kostenerstattung von Euch pauschal besteuert, dann können Eure Mitarbeiter:innen die Kosten für die Tickets zur Arbeit in Ihrer persönlichen Steuererklärung absetzen.

Häufige Fragen

Welche Tickets darf ich meinen Mitarbeiter:innen steuerfrei gewähren?

Alle Arten von Tickets, die nur im Nahverkehr eingesetzt werden können, könnt Ihr steuerfrei kostenlos zuwenden. Darunter können Zeitkarten (Abos), Mehrfahrtentickets, Einzeltickets, das „Schöne-Wochenende-Ticket" usw. fallen. Da Bahnkarten auch im Fernverkehr eingesetzt werden können, fallen diese nicht unter die Nahverkehrsregelung. Bahnkarten können nur steuerfrei zur Privatnutzung überlassen werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass diese günstiger wären als die einzelnen erforderlichen Tickets für Geschäftsreisen und den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit.

Gibt es eine Obergrenze bei der Kostenerstattung?

Die Obergrenze für die Kostenerstattung pro Mitarbeiter:in aus steuerlicher Sicht sind die Kosten, welche die Person tatsächlich für den öffentlichen Nahverkehr im jeweiligen Monat hatte und nachweisen kann, einschließlich der Umsatzsteuer.

Die Höhe kann auch über die einzelnen Monate variieren, z.B. wenn Eure Mitarbeiter:innen die öffentlichen Verkehrsmittel nur unregelmäßig nutzen. Üblich ist auch, dass der/die Arbeitgeber:in ein Limit pro Monat setzt, z.B. in Höhe der Kosten der Monatskarte. Sollten Eure Mitarbeiter:innen in einem Monat weniger als dieses Budget ausgeben, dann wären nur die tatsächlichen Aufwendungen erstattungsfähig.

Wie müssen meine Mitarbeiter:innen die Kosten nachweisen?

Bevor Ihr die Kosten erstattet solltet Ihr Euch von Euren Mitarbeiter:innen als Nachweis die Tickets oder die Rechnung über das Abonnement geben lassen. Falls Eure Mitarbeiter:innen Monatstickets jeden Monat zum gleichen Preis kaufen, dann gäbe es nach Abklärung mit dem Finanzamt auch die Möglichkeit, sich nur Nachweise für einen „repräsentativen Zeitraum" von drei Monaten geben zu lassen.

Bei heyday laden Eure Mitarbeiter:innen die Tickets für den öffentlichen Nahverkehr als Nachweis auf die heyday-Plattform hoch. So sind die Nachweise zentral pro Mitarbeiter:in gespeichert und jederzeit für Euren Zugriff verfügbar.

Kann das Mobilitätsbudget auch für Abos genutzt werden?

Ja, auf jeden Fall. Ihr könnt die Abokosten sowohl monatlich oder, wenn Eure Mitarbeiter:innen den Betrag auf einmal bezahlen, für das gesamte Jahr in einem Betrag, erstatten.

Können meine Mitarbeiter:innen die Fahrkarten auch privat nutzen?

Ja, die Tickets für den öffentlichen Nahverkehr können im Stadt- und Regionalverkehr ausdrücklich auch privat genutzt werden. Es ist sogar möglich, dass Eure Mitarbeiter:innen ihre Familie mitnehmen bzw. an die Partner:in überlassen, wenn dies ohne zusätzliche Kosten möglich ist und vom Verkehrsunternehmen erlaubt wird.

Für Steuerberater:innen:

Steuerfreie Zuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei Überlassung von Jobtickets: § 3 Nr. 15 EStG

Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen mit 25% (ohne Anrechnung auf die Entfernungspauschale): § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 EStG

BMF-Schreiben vom 15.8.2019 zu Arbeitgeberleistungen für Fahrten im öffentlichen Nah- und Fernverkehr

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Der Anbieter kann trotz sorgfältiger Recherche keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Fragestellungen konsultiert bitte unbedingt eine:n Steuerberater:in oder Rechtsanwält:in.

Sucht Ihr eine kürzere Erklärung?

Ladet unser kostenloses Steuer-Merkblatt herunter. Derzeit nur auf Deutsch verfügbar.

Download