Insights für Personaler
September 27, 2021

Welches Benefits-Programm passt zu eurem Unternehmen?

Benefits Outsourcing unter die Lupe genommen: Was dafür spricht, Benefits nichts selbst aufzusetzen, von regulatorischer Komplexität und HR Ressourcen bis hin zur Kosteneffizienz.

Der Aufbau eines Benefits-Programms für Mitarbeiter:innen ist mittlerweile zu einem der wichtigsten Themen in modernen HR Abteilungen geworden. Zugang zu den besten Benefits kann ebenso attraktiv für Top-Talente sein wie wettbewerbsfähige Gehälter und eine positive Unternehmenskultur.

Allerdings reicht es nicht aus, seinen Mitarbeitern erstklassige Benefits bieten zu können; man muss diese auch erst einmal aufsetzen, verwalten und laufend auf neuesten Stand bringen. Für HR- und die Buchhaltung bedeutet das meist zusätzliche manuelle Arbeit und viel Zeit, die bei der Suche nach neuen Partnern und deren Anbindung verloren geht.

Alles lässt sich outsourcen

Heute lässt sich praktisch jeder Prozess rund um das Thema Benefits outsourcen — vom Set-up über Admin bis hin zum Support der Mitarbeiter:innen. Diese neu gewonnene Flexibilität stellt Arbeitgeber vor die Wahl, welcher Weg der richtige für ihr Unternehmen ist:

  • Internes Management („Insourcing“) durch die HR-Abteilung und in Zusammenarbeit mit Finance & Accounting
  • Outsourcen durch einen externen Benefits-Anbieter

Perspektive der Arbeitgebenden: Warum outsourcen Arbeitgeber Benefits-Management?

Regulatorische Komplexität

Das Aufsetzen eines Benefits Programms bringt eine gewisse steuerliche und regulatorische Komplexität mit sich. Zum Beispiel müssen sogenannte steuerliche Freigrenzen eingehalten werden, damit Benefits nicht steuerpflichtig werden. Bei Benefits-Angeboten wie z.B. der Fitnessstudio-Mitgliedschaft oder dem Dienstrad, müssen unterschiedliche steuerliche Vorschriften eingehalten werden. Hinzu kommt, dass es auch hier immer wieder steuerliche und regulatorische Änderungen gibt, zum Beispiel zur Fragestellung, ob der Sachbezug 44 Euro über Pre-paid Karten angeboten werden kann. Externe Anbieter vor allem in Deutschland, kennen sich mit den steuerlichen Vorschriften aus und berücksichtigen diese in ihren Produktangeboten. Hier könnt Ihr Euch bei der Auswahl externen Anbieter jeweils erkundigen, wie steuerliche Komponenten berücksichtigt werden.

Schnellere Umsetzung

Arbeitgebende verbringen beim Insourcing, je nach Umfang des Benefits-Programms, mehrere Wochen bis Monate mit dem Aufsetzen neuer Mitarbeiter-Benefits. Benefits-Anbieter müssen angesprochen werden, Rahmenvereinbarungen werden aufgesetzt, die Mitarbeiter:innen müssen Zugang zu den Produkten des Benefits-Anbieters bekommen. Im Vergleich zu internen Lösungen erhalten Unternehmen beim Outsourcing eine out-of-the-box Lösung, mit der ein Benefits-Programm sofort gestartet werden kann. Je nach Anbieter erhaltet Ihr auch Unterstützung bei der Kommunikation an und dem Onboarding der Mitarbeiter:innen. Bei Gesprächen mit externen Anbietern solltet ihr immer nachfragen, was genau benötigt wird, um loszulegen. Denn die Onboarding-Prozesse können sich stark unterscheiden.

Mehr Zeit für HR

Attraktive Benefits-Programme bieten echte Auswahl: So finden alle Mitarbeiter:innen Benefits die ihnen und für ihre Lebenssituation wichtig sind. Ob das Dienstrad um morgens zur Arbeit radeln zu können, Sprachunterricht um sich weiterzubilden oder die Massage um sich etwas Gutes zu tun. Die Vielfalt bedeutet natürlich Aufwand für die Personalabteilung: Von Anbindung neuer Benefits bis zur Rechnungsstellung am Monatsende, Vorbereitung der Lohnbuchhaltung und Support , um Anfragen der Mitarbeiter:innen zu beantworten. Durch das Outsourcing der Benefits-Administration wird die Personalabteilung entlastet und kann sich ihrer eigentlichen Arbeit widmen.

Kosteneffizienz

Durch externe Benefits Lösungen, könnt Ihr Prozesse, die sonst manuell gehandhabt werden, automatisieren und somit Benefits kosteneffizienter anbieten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihr am Ende des Monats Rechnungen von einzelnen Benefits-Anbietern nicht mehr einzeln zusammensuchen müsst, um Benefits pro Mitarbeiter in Eure Systeme einzutragen. Oder, wenn Mitarbeiterfragen, über das externe Portal direkt beantwortet werden und dadurch gar nicht erst bei HR aufschlagen.

Mehr Infos bezüglich Mitarbeiter Perks & Benefits findet ihr hier: https://www.heydaypeople.com/