Rabatte für Mitarbeiter:innen

MitarbeiterangebotePersonalrabatte

In Kürze

Basics: Ihr schenkt oder gebt an Eure Mitarbeiter:innen Eure Produkte und Leistungen zu einem günstigeren Preis.

Für wen: Arbeitnehmer:innen, hierzu zählen auch Werkstudent:innen, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Mini-Jobber:innen.

Abrechnung & Versteuerung: 100% steuer- und sozialversicherungsfrei bis zu insgesamt €1.080 brutto pro Kalenderjahr.

Beispielleistungen: Alles was Euer/Eure Arbeitergeber:in anbietet; das reicht von Autos bei einem Automobilhersteller bis zu Eintrittskarten, wenn Ihr z.B. für einen Zoo arbeitet.

Einschränkungen: Der Freibetrag von €1.080 gilt jährlich und pro Arbeitnehmer:in. Wird der Betrag überschritten, dann ist nur der Wert, der darüber hinausgeht, steuerpflichtig.

Gut zu wissen

Personalrabatte sind nur steuerfrei für Waren und Dienstleistungen, die Euer/Eure Arbeitgeber:in herstellt, wiederverkauft oder selbst erbringt. Habt Ihr im Unternehmen z.B. eine eigene Kantine, in der mehrheitlich Eure Mitarbeiter:innen essen, dann ist er hier nicht anwendbar.

Was ist der Rabattfreibetrag?

Ihr gebt Euren Mitarbeiter:innen einen Rabatt auf Produkte und Dienstleistungen, die Euer/Eure Arbeitgeber:in anbietet, produziert, herstellt, weiterverkauft oder erbringt, in Form eines Rabattversprechens oder eines Gutscheins für diese Waren bzw. Dienstleistungen. Rabatt kann bedeuten, dass Eure Mitarbeiter:innen einen geringen Preis zahlen oder dass sie gar nichts zahlen.

Rabatte bis zu €1.080 pro Jahr sind steuerfrei und es werden auch keine Sozialversicherungsbeiträge fällig. Erhalten Eure Mitarbeiter:innen höhere Vergünstigungen, dann ist nur der Betrag, der darüber hinaus geht, steuerpflichtig.

Gut zu wissen

Ihr schaut, wie viel Eure Mitarbeiter:innen pro Jahr erhalten haben, um zu prüfen, ob alle Vergünstigungen steuerfrei sind. Wird der Betrag doch überschritten, dann ist nur ein Teil steuerpflichtig und die übrigen Rabatte bleiben steuerfrei.

Welche konkreten Benefits kann ich über den Rabattfreibetrag geben?

Das hängt ganz davon ab, was Euer Unternehmen üblicherweise verkauft. Hier sind ein paar Beispiele für Euch:

Ihr produziert oder handelt mit Lebensmitteln, dann könnt Ihr Euren Mitarbeiter:innen diese Lebensmittel kostenlos oder günstiger geben.

Ihr verkauft Computer, Laptops, Tablets und Zubehör, dann könnt Ihr all diese Produkte geben.

Ihr stellt Software her, dann könnt Ihr Euren Mitarbeiter:innen vergünstigt oder kostenlos Lizenzen auch für ihre privaten Geräte geben.

Ihr betreibt ein Restaurant, eine Café, eine Bar oder eine öffentliche Kantine, kostenloses Essen und Getränke fallen dann unter den Rabattfreibetrag.

Ihr vermittelt Urlaubsreisen oder Flüge, dann könnt Ihr die Vermittlungsprovision erlassen. Ist Euer Unternehmen eine Fluggesellschaft oder ein Reiseanbieter, dann könnten auch Flüge bzw. die gesamte Reiseleistung unter den Freibetrag fallen.

Welche Einschränkungen gelten?

Nur für Produkte und Services, die Euer Unternehmen am Markt verkauft bzw. erbringt, gilt der Rabattfreibetrag. In diesen Fällen müsst Ihr genauer hinsehen:

Euer Unternehmen betreibt eine Kantine, die nur eigenen Mitarbeiter:innen nutzen. Der Rabatt für das Mittagessen und andere Mahlzeiten fällt dann nicht unter diesen Freibetrag.

Euer Unternehmen gehört zu einem Konzern. Euer Unternehmen verkauft Laptops und andere technische Hardware. Ein anderes Unternehmen im Konzern entwickelt und verkauft Software. Der Rabattfreibetrag ist nur auf die Produkte und Leistungen des/der Arbeitgebers:in anwendbar, bei dem die Mitarbeiter:innen unmittelbar angestellt sind. Damit könnt Ihr Hardware vergünstigt abgeben, aber nicht die Software.

Gut zu wissen

Gehört Euer Unternehmen zu einem Konzern, dann ist der Rabattfreibetrag nur für die Produkte und Leistungen, die Ihr als „vertragliche” Arbeitgeber:in herstellt, vertreibt oder verkauft, anwendbar.

Wie funktioniert die Abrechnung und Versteuerung?

In der Lohnbuchhaltung sollte aufgezeichnet werden,

wer welche Rabatte erhielt,
in welcher Höhe die Rabatte waren,
• wie die Höhe ermittelt wurde und
ggf. in welcher Höhe Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge gezahlt wurden.

Rabatte für Mitarbeiter:innen bis €1.080 pro Jahr sind steuerfrei, unabhängig davon, ob sie auf einmal oder in mehreren Beträgen  gewährt werden. Ebenfalls fallen hierauf keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Gut zu wissen

Ihr könnt die Rabatte Euren Mitarbeiter:innen auf einmal oder in mehreren Beträgen geben; bis €1.080 pro Jahr sind sie steuerfrei.

Im ersten Schritt ermittelt Ihr, in welcher Höhe Eure Mitarbeiter:innen Rabatte erhalten haben. Hierbei habt Ihr die Wahl zwischen zwei Berechnungsmethoden:

1. Ihr nehmt den Bruttopreis, zu dem das Produkt bzw. die Leistung üblicherweise angeboten wird, und setzt hiervon nur 96% an, d.h. mindert diesen Preis um 4%.

1. Beispiel

Der Bruttopreis des Produktes ist €1.100 und Eure Mitarbeiter:innen zahlen hierfür nichts. Damit ist der Vorteil mit 96% von €1.100 Wert, also €1.056.

2. Ihr verwendet den niedrigsten Preis zu dem Euer Produkt oder Leistung in Deutschland angeboten wird. Dies kann Euer/Eure Arbeitgeber:in sein oder auch Angebotspreis eines anderen Unternehmens.

2. Beispiel

Der Bruttopreis ist €1.500, aber Ihr seht, dass das Produkt bei einem Online-Händler auch für €1.200 angeboten wird. Eure Mitarbeiter:innen erhalten das Produkt kostenlos. Damit liegt der Mitarbeitervorteil, der unter diesen Rabattfreibetrag fällt, bei €1.200.

Im ersten Beispiel werden keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge fällig, da der Freibetrag von €1.080 nicht überschritten wird. Im zweiten Beispiel erhalten Eure Mitarbeiter:innen mehr als die €1.080 als Vorteil; und zwar €1.200. Damit fallen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge auf €120 für Eure Mitarbeiter:innen an.

Gut zu wissen

Es gibt ein Wahlrecht, wie die Rabatte zu bewerten sind. Ihr könnt entweder pauschal 4% vom Bruttopreis abziehen oder den Preis um den „üblichen Rabatt”, der Kunden eingeräumt wird, mindern.

Haufige Fragen

Wie viele Rabatte dürfen Mitarbeiter:innen pro Jahr nutzen?

Wie häufig Rabatte gewährt werden ist grundsätzlich egal. Entscheidend ist, wie hoch der Betrag pro Mitarbeiter:in ist. Bis insgesamt €1.080 pro Kalenderjahr sind die Vorteile steuerfrei.

Wem darf ich die Rabatte gewähren?

Ihr dürft die Rabatte allen Euren Mitarbeiter:innen, einschließlich den Auszubildenden und Mini-Jobber:innen, gewähren. Der Rabatt gilt übrigens pro Arbeitsverhältnis, d.h. stellt Ihr eine:n Mitarbeiter:in unterjährig ein, dann müsst Ihr nicht prüfen, ob er/sie bei dem/der vorherigen Arbeitgeber:in bereits Rabatte erhalten hat. Übrigens, wenn Eure Mitarbeiter:innen noch einen Nebenjob haben, dass kann auch hier der volle Rabattfreibetrag gewährt werden.

Gut zu wissen

Der Rabattfreibetrag wird für jedes Arbeitsverhältnis gegeben. Wechseln Mitarbeiter:innen den/die Arbeitgeber:in oder haben einen zweiten Job, dann kann jeweils der volle Betrag steuerfrei bleiben.

Wenn ich allen Mitarbeiter:innen pauschal 15% Rabatt auf unser Sortiment gebe, fällt das auch unter den Rabattfreibetrag?

Gebt Ihr allen Euren Mitarbeiter:innen dauerhaft einen Rabatt auf Eure Produkte und Services, dann fällt der Vorteil nicht unter den Rabattfreibetrag und wird unabhängig von dem jährlichen Betrag nicht besteuert. Das gleiche würde übrigens auch gelten, wenn der/die Arbeitgeber:in zu einem Sonderverkauf Kund:innen und Mitarbeiter:innen einlädt.

Was passiert, wenn ich mehr als €1.080 pro Mitarbeiter:in ausgebe?

Bei den Rabatten für Mitarbeiter:innen handelt es sich um einen sog. „Freibetrag”. Wird dieser Betrag überschritten, dann wird nur der Teil, der höher als €1.080 ist, besteuert. Hat ein:e Mitarbeiter:in z.B. Artikel oder Leistungen im Wert von €2.000 erhalten, dann gibt es zwei Möglichkeiten damit umzugehen. Zunächst wird der Abschlag i.H.v. 4% vorgenommen, damit liegt der Wert des Vorteils bei €1.920.

1. Der/Die Mitarbeiter:in zahlt etwas dazu, z.B. die Differenz von €840. Damit wäre dann der gesamte Vorteil steuerfrei.

2. Der/Die Mitarbeiter:in zahlt nichts dazu. Der Betrag von €1.080 ist steuerfrei. Der weitere Vorteil von €840 ist lohnsteuerpflichtig und Sozialversicherungsbeiträge werden hierauf fällig.

Für Steuerberater:innen:

Rabattfreibetrag von €1.080 pro Kalenderjahr: § 8 Abs. 3 EStG

Infos zum Rabattfreibetrag: R 8.2 LStR und H 8.2 LStH

BMF-Schreiben vom 16.05.2013 zum Wahlrecht Rabattfreibetrag oder Sachbezug

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass das Benefits-Lexikon und unsere Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dient und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt kann und soll eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf Eure spezifische Situation eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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