Überlassungsvertrag

DienstradDienstwagenArbeitsmittel

In Kürze

Basics: Vertrag über den Rahmen der Nutzung, wenn Ihr Euren Mitarbeiter:innen Gegenstände Eures Unternehmens überlasst. Beispiel: Das Dienstrad oder der Laptop.

Für wen: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber:innen auf €450-Basis.

Beispiele: Alle Gegenstände, die Ihr Euren Mitarbeiter:innen überlasst. Das können Laptops, Smartphones, Arbeitskleidung, Schlüssel(-karten), Fahrräder, ein Dienstwagen oder auch Büromöbel sein. Insbesondere wenn Eure Mitarbeiter:innen diese auch privat nutzen dürfen, dann solltet Ihr hier Bedingungen festhalten.

Einschränkungen: In manchen Fällen, z.B. beim Dienstwagen, führt die Erlaubnis zur privaten Nutzung dazu, dass für Eure Mitarbeiter:innen zusätzliches Gehalt ermittelt und versteuert werden muss. In anderen Fällen, z.B. bei Büromöbeln für das Homeoffice, kann es günstig sein, dass Ihr die private Nutzung bewusst ausschließt, um die Steuerpflicht zu vermeiden.

Gut zu wissen

Neben dem Überlassungsvertrag ist es auch empfehlenswert, dass Ihr die Übergabe und die Rückgabe in Protokollen festhaltet. Hier würde dann auch festgehalten werden, falls der Gegenstand Schaden genommen hat.

Was ist ein Überlassungsvertrag?

In einem Überlassungsvertrag regelt Ihr mit Euren Mitarbeiter:innen, wie Gegenstände Eures Unternehmens durch sie verwendet werden dürfen. Üblicherweise werden die Gegenstände hier genau bezeichnet (z.B. würde bei einem Notebook hier auch die Gerätenummer erfasst werden) und es wird festgehalten:

  • ob und in welchem Umfang die Gegenstände privat genutzt werden dürfen,
  • wer bei Schäden haftet,
  • wem Schäden und Verluste zu melden sind und
  • wann die Gegenstände zurückgegeben werden müssen.

Der Vertrag über die Nutzung wird dann von einem/r Vertreter:in des/der Arbeitgebers:in und von Eurem/r Mitarbeiter:in gezeichnet. Er kann auch Teil des Arbeitsvertrages mit Euren Mitarbeiter:innen sein, wenn Arbeitsmittel bei Jobbeginn übergeben werden. Praktisch ist es, wenn Ihr das Übergabeprotokoll gleich als Anlage zum Vertrag nehmt und es dort ablegt.

Gut zu wissen

In dem Vertrag zur Nutzungsüberlassung wird auch die Haftung geregelt. Das ist besonders wichtig, wenn die Gegenstände auch privat genutzt werden dürfen.

Für welche Gegenstände sollte ich einen Vertrag über die Nutzung abschließen?

Eigentlich solltet Ihr für alle Gegenstände, die Eurem Unternehmen gehören oder die Euer Unternehmen geleast oder gemietet hat, die Nutzung im Arbeitsvertrag regeln oder einen separaten Vertrag über die Nutzung schriftlich abschließen. Nur so ist ganz klar geregelt, ob sie privat genutzt werden dürfen, wann die Gegenstände zurückgegeben werden müssen und wer bei Schäden haftet.

Insbesondere für diese Gegenstände werden regelmäßig Überlassungsverträge abgeschlossen:

💻 Computer, Laptops, Tablets, Smartphones und Zubehör,
🔑 Schlüssel und Zutrittskarten zum Büro,
👔 Arbeitskleidung,
🚲 Dienstfahrräder,
🚗 Dienstwagen,
🪑 Büromöbel fürs Homeoffice,
💿 Software,
📚 (Fach-)Bücher und
🛠 Werkzeuge.

    Gut zu wissen

    Ihr könnt die Bedingungen der Nutzung auf unterschiedlichen Wegen rechtssicher regeln: Einmal direkt im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Nutzungsüberlassung.

    Wieso ist der Überlassungsvertrag steuerlich bedeutend?

    1. Was muss ich bei dem Überlassungsvertrag beachten?

    Wenn Ihr Euren Mitarbeiter:innen erlaubt Unternehmensgegenstände auch privat zu verwenden, dann kann ein steuerpflichtiger Benefit vorliegen. Grundsätzlich gilt, dass bei einer privaten Nutzung immer ein Vorteil vorliegt, bei dem Ihr prüfen müsst, ob dieser versteuert werden muss. Dabei ist es egal, ob und wie häufig Eure Mitarbeiter:innen dies nutzen. Bei Autos und Fahrrädern fallen übrigens auch die Wege zur Arbeit und zurück nach Hause unter die „private Nutzung”.

    Wir haben hier eine kurze Übersicht für Euch, was Ihr bei den üblichen Gegenständen beachten müsst:

    • Die private Nutzung von Computern, Laptops, Tablets, Smartphones und Zubehör hierfür ist steuerfrei. Das gleiche gilt für Software-Programme auf diesen Geräten.
    • Dienstfahrräder könnt Ihr, wenn Ihr diese zusätzlich zum Gehalt gebt, Euren Mitarbeiter:innen steuerfrei überlassen. Mindert Ihr das Bruttogehalt (sog. Gehaltsumwandlung) aufgrund des Fahrrads, dann ist dies steuerpflichtig. Mehr dazu findet Ihr in diesem Artikel.
    • Bei einem Dienstwagen, der auch privat gefahren werden darf, ist die Nutzung steuerpflichtig. Die Höhe kann pauschal mit der sogenannten „1-Prozent-Methode” oder nach dem tatsächlichen Anteil nach einem Fahrtenbuch ermittelt werden.

    2. Wie ermittele ich den steuerlichen Vorteil?

    Wenn klar ist, dass die Gegenstände auch außerhalb der Arbeit verwendet werden und dies zu besteuern ist, dann ist ein Wert zu ermitteln, der für die private Verwendung anzunehmen ist. Ihr könnt Euch das in etwa so vorstellen:

    Was würden Eure Mitarbeiter:innen zahlen, wenn sie den Gegenstand mieten oder kaufen würden?

    Beim Kauf sind die Kosten über die Nutzungszeit zu verteilen. Der Wert, den Ihr für die persönliche Verwendung berechnet, wird in der Fachsprache auch „geldwerter Vorteil” genannt. In der monatlichen Gehaltsabrechnung ist dieser Betrag neben dem Bruttogehalt zu besteuern und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.

    Tragen Eure Mitarbeiter:innen, z.B. bei einem Firmenwagen, einen Teil der Kosten, dann wird dies berücksichtigt. Der Vorteil aus der Nutzung wird zunächst nach den üblichen Regelungen ermittelt, in dem Fall 1% des Brutto-Listenpreises pro Monat oder nach der tatsächlichen anteiligen Nutzung, wenn ein Fahrtenbuch geführt wird, und dann wird der Beitrag der Mitarbeiter:innen hiervon abgezogen.

      Gut zu wissen

      Beteiligen sich Eure Mitarbeiter:innen z.B. an den Kosten für einen Firmenwagen, Büromöbel oder an dem Fahrrad, dann wird dies bei der Berechnung des Wertes der privaten Nutzung berücksichtigt.

      3. Wann sollte ich die private Nutzung ausschließen?

      Ein Vertrag über die Nutzung von teureren Gegenständen, wie z.B. Dienstwagen oder auch Büromöbeln, kann auch hilfreich sein, wenn sie nicht privat verwendet werden dürfen. Einigt Ihr Euch mit Euren Mitarbeiter:innen z.B. darauf, dass sie den Firmenwagen nicht privat nutzen dürfen, dann ist die private Nutzung auch nicht zu besteuern. Ihr dürft Euch grundsätzlich darauf verlassen, dass Eure Mitarbeiter:innen sich auch an diese Abmachung halten, zumindest wenn es keine gegenteiligen Hinweise gibt.

        Gut zu wissen

        Wenn Ihr mit Euren Mitarbeiter:innen vereinbart, dass sie Gegenstände privat verwenden dürfen und dies ein Gegenstand ist, bei dem die private Nutzung nicht steuerfrei ist, dann müsst Ihr unabhängig davon, ob und in welchem Umfang sie diese persönlich nutzen, Lohnsteuer einbehalten. Gleichzeitig gilt aber, wenn Ihr vereinbart, dass sie dies nicht dürfen, dann müsst Ihr dies nicht überwachen.

        Haufige Fragen

        Muss ich den Vertrag schriftlich festhalten?

        Nein. Aber je wertvoller die Gegenstände sind und je höher das Risiko ist, dass sie abhanden kommen, desto wichtiger ist es, dass Ihr in Papierform festhaltet, welche Rechte und Pflichten Eure Mitarbeiter:innen hinsichtlich der Gegenstände haben.

        Auch aus der steuerlichen Sicht ist es einfacher zu belegen, dass eine private Nutzung z.B. nicht erlaubt ist, wenn Ihr dies in einem Vertrag vereinbart habt.

        Was ist bei einem Überlassungsvertrag zu beachten?

        Der Überlassungsvertrag sollte Folgendes beinhalten:

        • Genaue Bezeichnung der Gegenstände, einschließlich Geräte- oder Seriennummer, und ihr Zustand,
        • ob und in welchem Umfang sie auch für nicht betriebliche Zwecke genutzt werden dürfen,
        • wer bei welchen Schäden haftet (dies ist besonders wichtig, wenn Gegenstände auch privat genutzt werden dürfen),
        • wer bei Schäden oder beim Verlust zu informieren ist und
        • wann die Gegenstände zurückgegeben werden müssen.

        Bei Autos und Fahrrädern könntet Ihr auch noch Folgendes regeln:

        • Wer welche Kosten trägt bei Reparatur und Wartung
        • wer trägt (welchen Anteil der) Kosten für eine Versicherungen und
        • die persönlichen Pflichten Eurer Mitarbeiter:innen, z.B. regelmäßige Durchführung von Wartung oder das Tragen eines Helmes.

        Wer übernimmt Reparaturkosten oder zahlt für den Ersatz, wenn meine Mitarbeiter:innen Gegenstände beschädigen oder verlieren?

        Das hängt davon ab, welchen „Grad der Schuld” Eure Mitarbeiter:innen haben und ob dies während der beruflichen oder privaten Nutzung passiert. Bei der beruflichen Nutzung gibt es hier grundsätzliche Regelungen. Bei der privaten Nutzung würden Eure Mitarbeiter:innen, falls Ihr nichts vereinbart habt, für jeden Schaden, der über die sog. „üblichen Gebrauchsspuren” hinausgeht, haften. Gerade das Thema Haftung und Ersatz solltet Ihr mit Euren Anwält:innen diskutieren und vertraglich regeln.

        Ich habe die Gegenstände schon an meine Mitarbeiter:innen gegeben, aber bisher keine Nutzungsüberlassung abgeschlossen. Kann ich dies auch noch nachträglich tun?

        Ja, das ist auch nachträglich möglich. Es ist wichtig, dass Eure Mitarbeiter:innen diesen Vertrag auch unterschreiben. Auch ist es nie zu spät Listen zu erstellen, wer welche Gegenstände hat und z.B. die Seriennummer zu erfassen. Wenn Eure Mitarbeiter:innen später mal gehen, dann könnt Ihr so sicherstellen, dass alles zurückgegeben wurde.

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        Für Steuerberater:innen:

        Besteuerung und Bewertung von Sachleistungen, einschließlich der Dienstwagen: § 8 Abs. 1 Satz 1 und Absatz 2 Sätze 1 bis 5 EStG

        Hinweise Wertermittlung bei privater Nutzung von Fahrzeugen: H 8.1 Absätze 9 und 10 LStH

        Steuerfreie private Nutzung von Fahrrädern, wenn zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn:§ 3 Nr. 37 EStG

        Anwendung der 0,5-/0,25-Prozent-Regelung bei Überlassung eines Dienstrades gegen Gehaltsumwandlung: Gleichlautende Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder vom 9. Januar 2020

        Gleichlautende Erlasse zur Überlassung von (Elektro-) Fahrrädern vom 09.01.2020

        Disclaimer

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