In einem Überlassungsvertrag regelt Ihr mit Euren Mitarbeiter:innen, wie Gegenstände Eures Unternehmens durch sie verwendet werden dürfen. Üblicherweise werden die Gegenstände hier genau bezeichnet (z.B. würde bei einem Notebook hier auch die Gerätenummer erfasst werden) und es wird festgehalten:

• ob und in welchem Umfang die Gegenstände privat genutzt werden dürfen,
• wer bei Schäden haftet,
• wem Schäden und Verluste zu melden sind und
• wann die Gegenstände zurückgegeben werden müssen.

Der Vertrag über die Nutzung wird dann von einem/r Vertreter:in des/der Arbeitgebers:in und von Eurem/r Mitarbeiter:in gezeichnet. Er kann auch Teil des Arbeitsvertrages mit Euren Mitarbeiter:innen sein, wenn Arbeitsmittel bei Jobbeginn übergeben werden. Praktisch ist es, wenn Ihr das Übergabeprotokoll gleich als Anlage zum Vertrag nehmt und es dort ablegt.

Eigentlich solltet Ihr für alle Gegenstände, die Eurem Unternehmen gehören oder die Euer Unternehmen geleast oder gemietet hat, die Nutzung im Arbeitsvertrag regeln oder einen separaten Vertrag über die Nutzung schriftlich abschließen. Nur so ist ganz klar geregelt, ob sie privat genutzt werden dürfen, wann die Gegenstände zurückgegeben werden müssen und wer bei Schäden haftet.

Insbesondere für diese Gegenstände werden regelmäßig Überlassungsverträge abgeschlossen:

💻 Computer, Laptops, Tablets, Smartphones und Zubehör,
🔑 Schlüssel und Zutrittskarten zum Büro,
👔 Arbeitskleidung,
🚲 Dienstfahrräder,
🚗 Dienstwagen,
🪑 Büromöbel fürs Homeoffice,
💿 Software,
📚 (Fach-)Bücher und
🛠 Werkzeuge.

1. Was muss ich bei dem Überlassungsvertrag beachten?

Wenn Ihr Euren Mitarbeiter:innen erlaubt Unternehmensgegenstände auch privat zu verwenden, dann kann ein steuerpflichtiger Benefit vorliegen. Grundsätzlich gilt, dass bei einer privaten Nutzung immer ein Vorteil vorliegt, bei dem Ihr prüfen müsst, ob dieser versteuert werden muss. Dabei ist es egal, ob und wie häufig Eure Mitarbeiter:innen dies nutzen. Bei Autos und Fahrrädern fallen übrigens auch die Wege zur Arbeit und zurück nach Hause unter die „private Nutzung”.

Wir haben hier eine kurze Übersicht für Euch, was Ihr bei den üblichen Gegenständen beachten müsst:

• Die private Nutzung von Computern, Laptops, Tablets, Smartphones und Zubehör hierfür ist steuerfrei. Das gleiche gilt für Software-Programme auf diesen Geräten.
• Dienstfahrräder könnt Ihr, wenn Ihr diese zusätzlich zum Gehalt gebt, Euren Mitarbeiter:innen steuerfrei überlassen. Mindert Ihr das Bruttogehalt (sog. Gehaltsumwandlung) aufgrund des Fahrrads, dann ist dies steuerpflichtig. Mehr dazu findet Ihr in diesem Artikel.
• Bei einem Dienstwagen, der auch privat gefahren werden darf, ist die Nutzung steuerpflichtig. Die Höhe kann pauschal mit der sogenannten „1-Prozent-Methode” oder nach dem tatsächlichen Anteil nach einem Fahrtenbuch ermittelt werden.

2. Wie ermittele ich den steuerlichen Vorteil?

Wenn klar ist, dass die Gegenstände auch außerhalb der Arbeit verwendet werden und dies zu besteuern ist, dann ist ein Wert zu ermitteln, der für die private Verwendung anzunehmen ist. Ihr könnt Euch das in etwa so vorstellen:

Was würden Eure Mitarbeiter:innen zahlen, wenn sie den Gegenstand mieten oder kaufen würden?

Beim Kauf sind die Kosten über die Nutzungszeit zu verteilen. Der Wert, den Ihr für die persönliche Verwendung berechnet, wird in der Fachsprache auch „geldwerter Vorteil” genannt. In der monatlichen Gehaltsabrechnung ist dieser Betrag neben dem Bruttogehalt zu besteuern und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.

Tragen Eure Mitarbeiter:innen, z.B. bei einem Firmenwagen, einen Teil der Kosten, dann wird dies berücksichtigt. Der Vorteil aus der Nutzung wird zunächst nach den üblichen Regelungen ermittelt, in dem Fall 1% des Brutto-Listenpreises pro Monat oder nach der tatsächlichen anteiligen Nutzung, wenn ein Fahrtenbuch geführt wird, und dann wird der Beitrag der Mitarbeiter:innen hiervon abgezogen.

3. Wann sollte ich die private Nutzung ausschließen?
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Ein Vertrag über die Nutzung von teureren Gegenständen, wie z.B. Dienstwagen oder auch Büromöbeln, kann auch hilfreich sein, wenn sie nicht privat verwendet werden dürfen. Einigt Ihr Euch mit Euren Mitarbeiter:innen z.B. darauf, dass sie den Firmenwagen nicht privat nutzen dürfen, dann ist die private Nutzung auch nicht zu besteuern. Ihr dürft Euch grundsätzlich darauf verlassen, dass Eure Mitarbeiter:innen sich auch an diese Abmachung halten, zumindest wenn es keine gegenteiligen Hinweise gibt.